Учет новых трудовых книжек и вкладышей

Книга учета трудовых книжек в 2021 году

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития № 69 от 10.10.2003 г.

) – это книга, в которой регистрируются (учитываются) принятые от работников при поступлении на работу и выданные сотрудникам трудовые книжки и вкладыши.

Вести эту Книгу обязаны и работодатели-организации, и работодатели–индивидуальные предприниматели.

Принятие нового сотрудника на работу сопряжено с предоставлением работодателю необходимых документов и оформлением трудового соглашения. Факт занятия вакантной должности новым сотрудником отображается в приказе о приеме на работу, после чего в его трудовой книжке  делается соответствующая запись.

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

В книге делаются записи о следующих событиях:

• Получение от принятого работника его трудовой;
• Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
• Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
• Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
• Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.

Требования к регистрационным журналам

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
3. Книгу следует прошнуровать  и опломбировать.
4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись, которая содержит:

• названия книги;
• количества прошитых, пронумерованных листов или страниц цифрами и прописью;
• должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
• даты оформления журнала.

Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

Правила заполнения книги

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

• трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
• впервые оформленных документах,
• вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

Заполнение книги учета трудовых книжек представим в таблице:

Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек. Срок и условия хранения

Книга обычно хранится в том отделе или подразделении предприятия, в чьи функции входит оформление на работу новых сотрудников или их увольнение.
Что касается срока хранения документа, то он довольно длительный и составляет 75 лет. После окончания Книги она сдается на хранение в архив предприятия или любой другой отдел, который выполняет функции хранения документов.

Ошибки в книге: их исправление

Так как  журнал заполняется вручную, избежать ошибок не всегда удается.

Если подобная ситуация случилась, необходимо выполнить такие действия:

• в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»}
• ниже указать достоверную информацию}
• чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.

Штрафы за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек

В случае отсутствия документа или его неправильного оформления руководитель может быть привлечен к административной ответственности, которая устанавливается ст. 5.27 КоАП.

Размер штрафа в этом случае составит:

• для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
• для лиц, которые осуществляют трудовую деятельность без создания юридического лица — от 1000 до 5000 руб.;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

1.      Можно ли вести книгу учета трудовых книжек электронно?

Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается.

Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности. В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ.

2.      Можно ли пропускать строчки?

Записи, внесенные в документы, производятся в хронологическом порядке с соблюдением сквозной нумерации.

Ведение кадровым работником записи с пропуском строк не считается нарушением при условии сохранения порядка нумерации.

1. Можно ли в 5 графе бланка писать сокращенное имя и отчество?

Нет, нельзя. Необходимо полностью писать без сокращений.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: https://rabotniky.com/kniga-ucheta-trudovyx-knizhek/

Книга учета трудовых книжек в 2021 году – Права Работника

В чём суть электронных трудовых книжек и как на них перейти

С 2021 года все компании должны будут перестроить свой кадровый документооборот из-за введения так называемых электронных трудовых книжек.

Новый формат трудовых книжек с точки зрения внутренних бизнес-процессов компании имеет как важные плюсы, так и ощутимые минусы.

Давайте разберёмся, как компании перейти на использование электронных трудовых книжек и что будет за нарушение правил их ведения.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

В соответствии с изменениями, внесёнными в Трудовой кодекс РФ федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2021 года, с 2021 года работодатели получили право оформления трудовых книжек сотрудников в электронном виде (ст. 66.

1 ТК РФ). Сведения будут храниться на сервере, а сотрудник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме.

Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2021 года. В течение всего 2021 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2021 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. 

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в её бумажную версию, а именно:

• Ф.И.О. сотрудника;
• место работы;
• периоды работы;
• должность (профессия, специальность);
• квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
• даты приёма на работу, увольнения, перевода на другую работу;
• основания увольнения.

Как сотруднику получить сведения из трудовой книжки

Сотрудникам периодически необходимы сведения из трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки нужно запросить у работодателя выписку из неё, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить:

• у последнего работодателя;
• по запросу в ПФР или МФЦ;
• в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

При трудоустройстве сотрудник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешённым.

Полагаем, этот вопрос будет решён внесением изменений в нормы либо работодателям придётся представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на электронные трудовые книжки

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

I. Оповестить персонал о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до сотрудников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого нужно издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех сотрудников.

Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления с локальными нормативными актами. Каждый сотрудник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2021 года включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 федерального закона от 16.12.2021 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки:

II. Получить от сотрудника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2021 года сотрудники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном сотрудником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР (ч. 2 ст. 2 федерального закона от 16.12.2021 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки:

Если работодатель получил от сотрудника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, а также электронную трудовую книжку.

Право сотрудника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом также сохраняется право отказаться от неё и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч.

4, 5 ст. 2 федерального закона от 16.12.2021 № 439-ФЗ).

Сотрудники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.

Электронные трудовые книжки таких специалистов не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления.

При этом бумажная трудовая книжка выдается на руки с записью о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 федерального закона от 16.12.2021 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки:

Если в течение 2021 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 федерального закона от 16.12.2021 № 439-ФЗ).

Сотрудники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31 декабря 2021 года могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким сотрудникам относятся:

• специалисты, которые по состоянию на 31 декабря 2021 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
• лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2021 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

В отношении сотрудников, впервые поступивших на работу, начиная с 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких специалистов ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 федерального закона от 16.12.2021 № 439-ФЗ).

III. Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

В частности, изменений могут потребовать:

• Книга учёта движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа сотрудника от бумажной трудовой книжки отпадёт необходимость ведения её учёта. После выдачи бумажной книжки сотруднику на руки в Книгу учёта движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки сотруднику, а также его расписку получении трудовой книжки.
• Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в компании есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
• Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практикуется крайне редко. Однако если в договоре всё же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек и при необходимости изменить его.
• Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

IV. Передавать в ПФР данные о работниках

Одновременно с введением электронных трудовых книжек всех работодателей обяжут представлять в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности сотрудников для формирования электронных трудовых книжек. Соответствующие изменения будут внесены в федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования».

• Для этого утверждён проект формы сведений для предоставления в ПФР и порядок её заполнения. Скачать их можно с сайта ПФР:
• По каждому сотруднику работодателем сдается отдельный отчет СЗВ-ТД.
• С 1 января 2021 года форму СЗВ-ТД нужно подавать до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения (приём на работу, перевод, увольнение), либо было подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку/об оставлении бумажной книжки.
• Если в 2021 году в отношении сотрудника не случится никаких кадровых мероприятий и он не заявит о выборе варианта ведения трудовой книжки, первая СЗВ-ТД по такому сотруднику должна быть представлена не позднее 15 февраля 2021 года.
• В подаваемой впервые форме СЗВ-ТД указываются сведения о трудовой деятельности сотрудника по состоянию на 1 января 2021 года (должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, где он работает, а также вид выполняемой работы).
• В 2021 году СЗВ-ТД нужно будет сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник перевёлся на другую постоянную работу, или подал заявление о выборе варианта ведения его трудовой книжки.

Для случаев увольнения и приёма на работу установлены отдельные сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году. С 1 января 2021 года направлять в ПФР форму СЗВ-ТД сразу же после принятия на работу или увольнения работника, не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме на работу или об увольнении.

Сведения в ПФР можно будет представить как на бумаге (форма должна быть подписана руководителем или доверенным лицом), так и в форме электронного документа (форма подписывается усиленной квалифицированной подписью).

Если число сотрудников 25 и более, сведения представляются только в электронном виде. Если менее 25, то по выбору работодателя – в электронном виде или на бумажном носителе.

Ещё одна форма СЗИ-ТД будет заполняться и выдаваться работодателем сотруднику по запросу последнего. Кроме того, её нужно будет выдать сотруднику в день его увольнения. Такая форма также может быть оформлена как на бумаге за подписью руководителя, так и в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Чем грозит несоблюдение правил ведения электронных трудовых книжек

Законопроектом № 748758-7 предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица. За данное нарушение в адрес работодателей будет выноситься предупреждение. 

Предупреждения работодателям будут выносить инспекторы Роструда, которые будут получать соответствующую информацию о допущенных нарушениях из ПФР.

Источник: 1С:ИТС.

Гид по самозанятым: чем они занимаются и какие налоги платят. Мы будем жить теперь по-новому: какие изменения ждут бизнес в 2021 году.Маркировка: что нельзя продавать с 2021 года тем, кто работает на ЕНВД и ПСН. biz360

09 января 2021

Источник:

Книга учета движения трудовых книжек 2021 | Скачать образец

Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Источник: https://zlatschool38.ru/otbor-soiskatelej/kniga-ucheta-trudovyh-knizhek-v-2021-godu.html

Порядок учета и хранения трудовых книжек – Все о кадрах

Трудовая книжка действует на территории России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в настоящее время применяется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

Поскольку бланки трудовых книжек приравниваются к бланкам строгой отчетности, они должны соответственно учитываться и храниться. Аналогичные требования установлены для хранения трудовых книжек работников.

В статье напомним, как обеспечить должный учет и хранение трудовых книжек в организации и какие документы в связи с этим оформить.

Бланки трудовых книжек и порядок их приобретения

Начиная разговор об учете и хранении трудовых книжек, обратимся к основному и всем известному документу — Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

Но прежде скажем несколько слов о приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ. А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках».

Напомним, что вкладыш нужен в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Он вшивается в трудовую книжку и оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 38, 39 Правил).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Бланки имеют определенную степень защиты.

Распространение бланков может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным изготовителем, на основании заключенного между ними договора.

Работодатели могут приобретать бланки непосредственно со склада изготовителя или распространителя либо иным способом.

Обратите внимание! В силу ст.

 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом если трудовой договор заключается с работником впервые (ст. 65 ТК РФ), на него оформляется новая трудовая книжка.

Если работодатель заводит на работника новую трудовую книжку, расходы на приобретение ее бланка затем взимаются с работника, за исключением случаев:

— массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п. 34 Правил);

— порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п. 48 Правил).

Довольно часто возникает вопрос, может ли работник сам купить и принести бланк трудовой книжки. Принимать и вести такую трудовую книжку не стоит, в первую очередь потому, что она может не соответствовать требованиям защиты, а во-вторых, потому, что работодатель обязан вести четкий учет трудовых книжек с момента их приобретения.

Полномочия по ведению, хранению и учету трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

При этом работодатель своим приказом назначает ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Как правило, это работник кадровой службы. Если же такой службы в организации нет, соответствующие полномочия возлагаются на бухгалтера.

Помимо обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, можно предусмотреть обязанность по своевременному приобретению трудовых книжек и вкладышей. В этом же приказе можно назначить лицо, исполняющее данные обязанности на период отсутствия уполномоченного работника.

Приведем образец такого приказа.

Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»

(ООО «Аметист»)

Приказ

Г. Новгород

О назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,

Приказываю:

Назначить ответственной за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них специалиста отдела кадров Жемчугову Т. Б. с 15.08.2014.

Во время отсутствия Жемчуговой Т. Б. обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Генеральный директор Алмазов С. В. Алмазов

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Бирюзова В. М. Бирюзова

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/poryadok-ucheta-i-xraneniya-trudovyx-knizhek/

Где хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши к ним

Трудовые книжки —} это документы строгой отчетности. По этой причине работодателям следует знать, как и где хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши к ним, и организовать их правильный учет.

Обеспечение бланками

В соответствии с п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правил) у каждого работодателя постоянно должен быть запас бланков трудовых книжек и вкладыши к ним.

Изготовление этих документов возложено на Объединение «}ГОЗНАК»} Минфина РФ. Бланки должны иметь определенную степень защиты и отвечать установленным требованиям.

Работодатель может приобрести эти бланки у юридического лица либо ИП (распространителя), проводя оплату бланков на основании договора.

Наличие у работодателя достаточного запаса бланков трудовых книжек необходимо для того, чтобы производить их оформление в следующих случаях:

– когда работник поступает на работу впервые.

– отсутствие у нового сотрудника трудовой книжки по причине ее утери или в связи с ее повреждением (оформляется новая книжка). Для этого требуется письменное заявление работника, в котором следует описать причины отсутствия либо повреждения его книжки (ст. 65 ТК РФ).

– утеря (повреждение) трудовой книжки по вине работника либо работодателя (при этом следует оформить дубликат).

– ошибочное первичное заполнение бланков.

–  в иных случаях.

Вкладыш оформляется, когда все страницы любого из разделов трудовой книжки были заполнены и продолжать ее ведение далее не представляется возможным (п.38 Правил). Следует отметить, что вкладыш является недействительным без наличия трудовой книжки. При оформлении вкладыша, его необходимо будет вшить в заполненную трудовую книжку соответствующего работника.

Работник, которому выдается соответствующий новый бланк, должен оплатить его стоимость. Исключение составляют случаи ошибочного первичного заполнения бланков либо их порчи не по вине сотрудника. Об испорченных таким образом бланках составляется акт, и они подлежат уничтожению, а расходы за эти бланки ложатся на работодателя.

Хранение и учет бланков

Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним обычно хранятся в отдельном помещении бухгалтерии в несгораемом сейфе, чтобы максимально обеспечить их защиту от повреждения и утраты.

Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей ведется обязательная приходно-расходная книга. В эту учетную книгу следует вносить данные обо всех действиях, которые связаны с получением и расходованием этих бланков, с обязательным указанием их номера и серии (п.41 Правил).

Бланки необходимо выдавать по заявке сотрудника кадровой службы предприятия, который по приказу был назначен ответственным за заполнение трудовых книжек.

В конце месяца данный ответственный сотрудник должен предоставить в бухгалтерию отчет о наличии у него этих бланков и о суммах, которые были получены за их оформление.

К этому отчету ему следует приложить приходный кассовый ордер предприятия (п.42 Правил).

Требования к учетной книге и ее заполнение

Исходя из п. 41 Правил книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должна отвечать следующим требованиям:

• страницы необходимо пронумеровать}
• книгу следует прошнуровать и опломбировать либо скрепить сургучной печатью}
• книгу необходимо заверить подписью работодателя.

Лучше, если переплет этой учетной книги будет твердым, так как ее заполнение ведется несколько лет, а затем ее необходимо хранить на протяжении пяти лет.

Эта учетная книга должна вестись ответственным лицом по утвержденной форме (Приложение №2). В ней следует регистрировать все приобретенные и реализованные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

&nbsp}

Приложение № 2

к Постановлению

Минтруда России
от 10.10.2003 № 69

ПРИХОДНО-РАСХОДНАЯ КНИГА ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ

ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ

В этой книге учета на титульном листе указывается полное название организации, на  втором листе —} фамилия, инициалы и должность ответственного за ее заполнение, период заполнения, а также номер и дата приказа о назначении этого ответственного. Далее необходимо заполнять все предусмотренные этой книгой графы, в них необходимо указать:

1. 1 – регистрационный номер выданных бланков.
2. 2, 3, 4 – дату получения либо выдачи бланков (заполняется арабскими цифрами).
3. 5 – название контрагента, который производит поставку данных бланков в вашу организацию либо фамилию, инициалы и должность ответственного лица, которому были выданы эти бланки.
4. 6 – название, номер и дата документа, который был предоставлен в качестве основания для получения этих бланков.
5. 7 – количество, а также серию и номер приобретенных трудовых книжек.
6. 8 – количество, а также серию и номер приобретенных вкладышей в трудовую.
7. 9 – сумму покупки в рублях.
8. 10 – количество, а также серию и номер выданных трудовых книжек.
9. 11 – количество, а также серию и номер выданных вкладышей.
10. 12 —} сумму реализованных бланков в рублях.

Ответственность

Работодатель обязан правильно организовать поставку, хранение, учет и выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей. Для этого он может отдельным приказом назначить ответственное лицо.

Если данные Правила не были соблюдены, то ст. 5.27 КоАП РФ для работодателя предусмотрена административная ответственность в виде остановки деятельности до трех месяцев, либо наложение штрафа.

это документы строгой отчетности. По этой причине работодателям следует знать, как и где хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши к ним, и организовать их правильный…”,”word_count”:827,”direction”:”ltr”,”total_pages”:1,”rendered_pages”:1}

Источник: https://hr-portal.ru/article/gde-hranyatsya-blanki-trudovyh-knizhek-i-vkladyshi-k-nim

Что важно знать при учете трудовых книжек и вкладышей к ним в бухгалтерском учете?

Учет трудовых книжек достаточно сложная задача. У бухгалтеров при этом типе работы появляется большое число проблем:

• сложности с определением способа организации учета этого рабочего документа;
• вопросы о том, обязаны ли работники вносить оплату за получение бланков;
• облагается ли прибыль от реализации бланков и многие другие.

Для разрешения этих вопросов, прежде всего следует руководствоваться законодательными актами, содержащими в себе указания, принципы и постановления. На основе её анализа возможно определить то, как решаются эти трудности.

В целом в трудовом законодательстве отмечено, то что книжки учета, бланки и вкладыши обязаны отвечать определенной форме. Все без исключения действия, совершаемые с ними, в том числе и связные с бухгалтерской работой, выполняются согласно утвержденным правилам.

Для чего нужен учет трудовых книжек?

Согласно общему правилу, при приеме на работу сотрудник отдает нанимателю трудовую книжку на хранение с целью внесения советующей записи о факте устройства на работу. Немаловажно выделить то, что правом собственности на этот документ обладает непосредственно работник.

В свою очередь работодатель обязуется предоставить ему новый бланк, если только прежде таковой не имелся у сотрудника. Однако, несмотря на это, право собственности точно также будет закреплено за последним.

Бланки считаются документами строгой отчетности, а поэтому подлежат особенным условиям хранения и учета.

За период официального труда сотрудника в компании, все без исключения действия с формулярами закрепляются:

• в приходно-расходной книжке согласно учету бланков трудовой книги и вкладыша в ее.

Записи в эту деловую бумагу делает бухгалтерия компании. Туда вносят данные об абсолютно всех действиях, которые имеют взаимосвязь с получением и расходованием формуляров;

• в книжке учета перемещения трудовых книжек и вкладышей в нее.

Трудовые книги считаются собственностью работника, однако подлежат хранению в период его рабочей деятельности в отделе делопроизводства либо секретариата. Этот отдел проводит в указанной книге учета подсчет абсолютно всех передвижений бланка, а кроме того даты его выдачи и возврата.

Помимо этого, если по каким-либо причинам рабочий не забрал свой трудовой документ после увольнения, бланки сохраняются в компании на период 75 лет. В течении указанного времени сотрудник обладает возможностью взыскать свой личный документ.

По определенным правилам, осуществляется особенный контроль за сбережением формуляров. Они находятся в специализированных сейфах, шкафах либо других сберегающих безопасность системах. Сотруднику, на которого возложена ответственность их ведения, трудовые книги вручаются только по письменному заявлению.

Кроме этого, в прямые обязанности этого работника входит формирование ежемесячного отчета для бухгалтерии о реализации и передвижении книг. Точно регламентированную форму такой отчет не содержит, следовательно, оформляется в произвольном варианте.

Книжки, подлежащие ликвидации ввиду их дефекта либо недействительности, записывают в особый документ о данной процедуре.

Информация об этом также записывается в книгу учета.

Покупка бланков

Работодатель должен предоставить книжку.

В соответствии с Трудовым Кодексом, ведение и покупка бланков трудовых книжек выполняется на основе распоряжений органов исполнительной власти. Это значит, что непосредственно сам документ рассчитан в первую очередь на интересы руководителей организаций, учреждений и компаний.

Поэтому в розничной продаже их купить не представляется возможным.

Если рабочему по каким-либо причинам все же удалось приобрести такой формуляр самостоятельно, в его оформлении на новом месте работе должны отказать. Так как это действие считается незаконным.

Сами бланки производится в Объединении «ГОСЗНАК». Другие источники изготовления данной печатной продукции признаются нелегальными и недействительными.

Кроме того, далеко не все юридические лица могут заниматься их реализацией и продажей. Они должны соответствовать определенным требованиям, установленным законом.

Таким образом, работодатель обязан:

1. Приобретать бланки только у официальных представителей;
2. Оформлять сделку по их покупке только через договор;
3. Указать лицо,у которого был приобретен данный документ, его контакты, сведения о нем и данные в приходно-расходной книге по учету формуляров, в графе под номером 5;
4. Не совершать данный вид сделки с физическим лицом, пришедшим устраиваться к нему на работу. Поскольку данное действие будет по понятным причинам квалифицировано как правонарушение.

Если новый рабочий устраивается на основной вид деятельности в первый раз и ранее не имел трудовой книжки, этот документ предоставляется ему работодателем. Помимо этого, он должен заплатить стоимость, потраченную предприятием на приобретение бланка.

Однако работодатель в этом случае не имеет право завышать цену и извлекать прибыль из данной процедуры.

Продажа должна быть осуществлена без цели выгоды и только по закупочной цене.

Отпуск бланков

Кто компенсирует затраты на бланк?

Когда по строго определенным нормам происходит выдача бланков и соответствующим им вкладышей, бухгалтером осуществляется списание с учетом материальных ценностей данных документов. После этого они регистрируются в учете затрат.

Сумма материально-производственных затрат в этом случае относится к соответствующим документам, согласно которым производится учет расходов. Это связано с тем, что согласно правовым нормам стоимость формуляров компенсируется самим рабочим.

Таким образом, совокупная прибыль и понесенные затраты, осуществляемые за счет бланков непосредственно относятся к операционным. Их основу составляет учет трудовых книжек и вкладышей к ним в бухгалтерском учете.

Источник: https://naimtruda.com/rekrut/trudovaja/uchet-trudovyh-i-vkladyshej-k-nim-v-buhgalterii.html