Участие в совещании принимал

Содержание
  1. Совещание. Кто примет участие в совещании
  2. Цель проведения
  3. Босс решает
  4. Виды и типы совещаний
  5. Оперативные, итоговые и проблемные
  6. Приглашение
  7. Возможные ошибки проведения совещаний
  8. Методы проведения
  9. Правила проведения совещаний – подготовка и основные этапы совещания
  10. Проведение совещаний нужно сделать системой
  11. Зачем проводить совещания
  12. Виды совещаний
  13. Готовимся к совещанию правильно
  14. Правила проведения рабочего совещания
  15. Не делайте встречу однобокой
  16. Не превращайте оперативку в набор формальностей
  17. Хвалите подчиненных
  18. Давайте всем право голоса
  19. Делайте лирические отступления
  20. Протокол совещания
  21. Подытожим
  22. Как правильно протоколировать совещания
  23. 2. Семь составляющих идеального протокола совещания
  24. 2.1. Отслеживайте время начала и окончания совещания Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя. Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Следование простому принципу «Если измеряешь – значит управляешь»:
  25. 2.2. Укажите и распределите роли участников совещании
  26. 2.3. Укажите цели, сформируйте повестку совещания
  27. 2.4. Зафиксируйте решения
  28. 2.5. Назначьте задачи Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.
  29. 2.6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже
  30. 2.7. Согласуйте решения совещания, распечатайте и подпишите протокол! Назначьте задачи в системе контроля задач (Microsoft Outlook)
  31. 3. Вы можете проводить идеальные совещания сами с помощью нашего шаблона для MindJet Mind Manager!
  32. Отзывы:
  33. Проводим совещание правильно: рецепт успеха
  34. Почему совещания бывают неудачными
  35. Как подготовиться
  36. Как провести совещание эффективно: рецепт успеха
  37. Что в результате

Совещание. Кто примет участие в совещании

Участие в совещании принимал

Что такое “совещание”? Само слово происходит из праславянского “совет”, “вече”. В те давние времена избранные, как правило, самые мудрые и опытные представители общества, организовывали встречу. Ее целью было обсуждение определенной темы или проблемы и принятие решений, которые должны были или разрешить возникшую проблему, или регламентировать общественный порядок.

Толковый словарь В. Д. Дмитриева раскрывает значение названного слова так:

совещание

совеща́ние сущ.,

с., употр. сравн. часто

Морфология:(нет) чего? совеща́ния, чему? совеща́нию, (вижу) что?совеща́ние, чем? совеща́нием, о чем? о совеща́нии; что? совеща́ния, (нет) чего? совеща́ний, чему? совеща́ниям, (вижу) что? совеща́ния, чем? совеща́ниями, о чем? о совеща́ниях

1. Совещанием называют встречу нескольких людей с целью совместного обсуждения практических, деловых вопросов.

Короткое, важное совещание. Утреннее, срочное совещание. На 10:00 было назначено совещание руководителей отделов. В Москве прошло совещание представителей деловых кругов.

2. Совещанием на высшем уровне в прессе называют деловую, официальную встречу глав государств.

3. В судебной практике совещанием называют закрытую беседу присяжных или судей, где устанавливается форма приговора для подсудимого.

По окончании прений суд удалился на совещание.

Совещание – пустая трата времени, или эффективный инструмент работы с персоналом? Кому решать, кто, когда и с какой целью примет участие в совещании? Попробуем ответить на эти и другие вопросы.

Цель проведения

Проведение совещаний преследует несколько целей:

  1. Во время него происходит обмен и передача информации. Докладчики рассказывают каждый свое, информируя и обучая остальных участников.
  2. Во время доклада и прений все ситуации или процессы оцениваются присутствующими на совещании. Корректируются критерии оценивания.
  3. Для руководителя совещание может заменить все оценочные процедуры, так как по поведению подчиненного и его реакциям, можно судить о его компетентности и вовлеченности.
  4. Грамотная корректировка действий и принятие действенных решений и мер.

Босс решает

Кто примет участие в совещании, периодичность и продолжительность сборов, а также какова их цель, решает руководитель.

Это зависит от вопроса или проблемы, вызвавшей необходимость проведения собраний. Например, директору необходимо коллегиальное решение – принятие бюджета. Всем сотрудникам, которые должны участвовать в совещании, он отправляет письмо с примерным содержанием:

  • в совещании примут участие представители (список в рассылке), а также ключевые сотрудники другой организации – партнера;
  • тема – распределение бюджета на период;
  • место – большая переговорная;
  • дата и время – 10.11.2021, суббота, начало 13:00, окончание 13:50;
  • перечень вопросов повестки дня, ответственные за выступление, регламент по каждому вопросу во вложении.

Виды и типы совещаний

Совещания являются мощным инструментом управления и менеджмента. Среди них различают:

  • формальные и неформальные;
  • оперативные, итоговые, проблемные;
  • производственные, судебное и так далее;
  • по уровню: цеховое, руководства, глав государств и тому подобное;
  • закрытые и открытые совещания;
  • учебные, информационные, разъяснительные;
  • по способу коммуникации: непосредственное участие в собрании, селектор, видео-конференции и так далее.

Эффективность проведения зависит от организации собраний. Она должна учитывать структуру предприятия, специфику взаимодействия сотрудников, способы коммуникации, занятость каждого из участников, необходимость решения вопросов и их актуальность.

Оперативные, итоговые и проблемные

Успешная командная работа подразумевает постоянное взаимодействие всех звеньев с получением обратной связи. Для этого, как правило, в начале рабочего дня проводят оперативные совещания. “Оперативки”, “пятиминутки”, “планерки”, “летучки” – так их называют между собой.

В рабочем совещании примут участие сотрудники, которых назначает непосредственный начальник. Перечень обсуждаемых вопросов стандартный: итоги прошедшего дня, постановка целей на сегодня и так далее. Такие совещания непродолжительны по времени. Проводятся регулярно, о чем все участники оповещены заранее.

Итоговые совещания собирают с целью обсуждения какого-то большого объема работы. Это может быть:

  • временной период: сезон, квартал, период правления и так далее;
  • завершение плана, проекта, задания.

К таким совещаниям идет тщательная подготовка. Принять участие в совещании по итоговому вопросу приглашают заранее. Участников назначает руководитель. Он же уточняет перечень необходимых материалов для успешного проведения. Время регламентируется как для каждого выступления, так и в общем. Совещание протоколируется. С содержанием протокола всех участников необходимо ознакомить.

Проблемные совещания организовывают по необходимости, Как правило, это обстоятельства форс-мажор, незапланированные ситуации. Принять участие в совещании по возникшему вопросу приглашает лицо, ответственное за решение проблемы.

Участников назначает руководитель. По времени регламент не установлен. В итоге совещания принимается решение проблемы, проводится анализ причин возникновения, создается перечень превентивных мер. Протоколирование обязательно.

Приглашение

“Просим принять участие в совещании по вопросу…”, – так обычно начитается текст письма-приглашения. Далее следует указать основную тему, дату, место, время начала и окончания встречи.

Затем перечислить вопросы, которые будут задеты в процессе собрания. И отметить ответственных лиц по каждому пункту. Не лишним будет указать регламент выступления по каждому из вопросов.

Вопросы располагаются по степени важности решения.

Возможные ошибки проведения совещаний

Каждый, кто примет участие в совещании, отвечает за его успешное и эффективное проведение. Перечислим типичные ошибки участия, организации и проведения:

  • отсутствие, неадекватность, неточность формулировки цели собрания;
  • недостаточная подготовка;
  • отсутствие или игнорирование регламента;
  • формализация, отсутствие необходимости совещания;
  • несвоевременность оповещения, недостаточное время для подготовки.

Снижают эффективность совещаний и обыкновенные опоздания.

Методы проведения

В каждом собрании есть:

  1. Предмет – это его цель, обсуждаемые вопросы и проблемы.
  2. Объект – это те, кто примет участие в совещании, люди.

От того что представляют собой предмет и объект, зависит выбор метода проведения. Перечислим основные:

  • доклад;
  • обмен информацией или мнениями;
  • мозговой штурм;
  • обсуждение.

Источник: https://FB.ru/article/439678/soveschanie-kto-primet-uchastie-v-soveschanii

Правила проведения совещаний – подготовка и основные этапы совещания

Участие в совещании принимал

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка – словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный.

Например: каждую среду – совещание у директора, 25 числа каждого месяца – у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью.

Главное – участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях – не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами – значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению.

И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника.

Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний – сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний – это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

  • на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее – отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
  • внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

  • составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана – нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
  • составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
  • определите тайминг. Оптимальное время совещания – от 30 минут до часа. Если общаться меньше – вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа – сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час – разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом – 5-7 минут;
  • вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
  • прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
  • заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку – скажут, что не успели прочитать письмо;
  • подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы – распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
  • попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером – не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки – самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

  1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко – подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
  2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
  3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
  4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
  5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
  6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и ать за нее, вести подробный протокол и все такое – то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” – это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше – это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными – это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя – заметят сразу. А пашешь от зари до зари – этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми – что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя – похвалите, ошиблись – поругайте. Только не делайте исключений.

Наказывать – так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают – значит, что-то тут не так.

Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение – так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички – уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным – такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе.

Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным.

Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное – закрепить результаты.

Если все останется на словах – будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы.

И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

  1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
  2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
  3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
  4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц – укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
  5. Подписи участников совещания. Подпись – гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника – пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи.

Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут – справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено.

Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке – кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание – очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/pravila-provedeniya-soveshchaniy

Как правильно протоколировать совещания

Участие в совещании принимал

В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье.

Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата.

Обычное протоколированиеИдеальное протоколирование
Все энергично пишут разные заметки в своих ежедневниках во время совещанияВсе сфокусированы на экране или доске, на которой ведется онлайн-протоколирование
Все по-разному понимают итоги встречиВсе одинаково понимают итоги встречи, кто и что должен сделать для достижения нужного результата
Участники уходят менее энергичные, чем пришли на совещаниеУчастники уходят с совещания более энергичные, сфокусированные на конкретных задачах
Необязательность выполнения принятых на совещании решенийОбязательность выполнения принятых к выполнению задач – ведь все видели и слышали, что ты обещал сделать задачу в срок
Несоблюдение или отсутствие повестки совещанияСледование визуальной повестке совещания
Согласованный и подписанный протокол совещания появляется в лучшем случае на следующий день, а чаще – еще позжеПротокол согласуется, распечатывается и подписывается сразу в конце совещания!
На контроль принятых решений уходит много времениНа контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач

Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов. Главное – следовать правильной методологии и соблюдать правила игры.

В этой статье мы с Вами разберем семь составляющих идеального протоколирования совещания с помощью нашего специального, разработанного по итогам более ста реализованных проектов шаблона протоколирования совещаний с помощью MindJet Mind Manager.

2. Семь составляющих идеального протокола совещания

Идеальное протоколирование совещания выглядит так: протокол совещания согласуется, распечатывается и подписывается сразу же на самом совещании.

Пока участники идут из переговорной комнаты на свои рабочие места, им назначаются задачи, и, придя на рабочее место, они должны получить на электронную почту финальную версию протокола, а так же назначенные им к исполнению задачи в корпоративной системе управления задачами. И это возможно! Давайте узнаем, как.

Для того, чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, мы будем использовать специальный шаблон MindJet Mind Manager. Вот так он выглядит целиком.

Рис.1. Общий вид шаблона MindJet для осуществления онлайн-протоколирования

Мы рекомендуем его заполнять постепенно в ходе совещания. Этот шаблон мы создавали много лет по итогам наших проектов внедрения сильной культуры проведения совещаний в самых разных компаниях. Познакомим Вас с этим шаблоном подробнее.

2.1. Отслеживайте время начала и окончания совещания Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя. Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Следование простому принципу «Если измеряешь – значит управляешь»:

Рис.2. Внесите организационные детали

Так же мы рекомендуем в отдельной ветке обязательно фиксировать тех, кто опоздал на совещание, чтобы все это видели. Эффект производит просто волшебный: никто не хочет, чтобы его указали как опоздавшего. А еще можно потом подвести статистику и вывести рейтинг самых часто опаздывающих.

2.2. Укажите и распределите роли участников совещании

Самые работающие и эффективные инструменты часто являются и самыми простыми. Удивительно, но факт: участники большинства совещаний не до конца понимают роли участников, кто и что из них должен делать для эффективного проведения совещания и достижения результата.

Рис.3. Распределите роли участников

Мы рекомендуем обязательно указать ответственных за выполнение следующих ролей:

  • Председатель совещания – отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний. Именно от него зависит, будет ли совещание эффективным и энергичным
  • Докладчик совещания – отвечает за качественную и заблаговременную подготовку и донесение информации, актуальной для участников совещания.
  • Участник совещания – отвечает за самостоятельную подготовку и активное участие в совещании
  • Секретарь совещания – отвечает за протоколирование совещание.
  • Хранитель энергии – отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то хранитель энергии должен остановить совещание и провести повышающую энергию мероприятие.
  • Хранитель знаний – отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать
  • Хранитель контекста – отвечает за соблюдение повестки совещания. Сигналит всем в случае нарушения повестки совещания.
  • Хранитель времени – отвечает за соблюдение временных границ совещания. За 2 минуты до окончания обсуждения вопроса сигналит о том, что пора принимать решение и фиксировать итог.

2.3. Укажите цели, сформируйте повестку совещания

У большинства совещаний обычно нет письменной повестки. Это означает, что большинство участников не очень точно понимают, а зачем вообще они пришли на совещание. Это приводит к большим потерям времени в начале совещания, на включение всех участников

Рис.4. Зачем мы собираемся?

Поэтому укажите повестку, заполнив специально подготовленное для этого поле протокола MindJet Mind Manager. Так же мы рекомендуем в соответствии с принципом, указанным в п.2.1.

, вести хронометраж времени, сколько времени планировалось на вопрос повестки и сколько времени реально на это потратилось.

Вот увидите, что уже через 3-4 недели целенаправленного измерения процент законченных вовремя совещаний существенно улучшится.

2.4. Зафиксируйте решения

Следующие три пункта тесно связаны друг с другом. Речь идет о результате совещания. Вообще, зачем люди собираются вместе? Для того, чтобы договориться о том, что делать дальше.

Эти договоренности могут быть трех видов:

  • Решения, которые касаются всех
  • Задачи, которые назначены конкретным исполнителям
  • Вопросы, которые поднялись на совещании, по которым не удалось на совещании прийти к точному решению или конкретной задаче. Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повести совещания, или когда вопрос недостаточно подготовлен, что бы по нему можно было принимать решения.

Итак, решения.

Рис.5. Введите текст решений.

Новые регламенты, бизнес-процессы, поощрения, наказания, информация и многое другое обсуждается на совещании и должно быть зафиксировано в виде решение, которые относятся ко всем присутствующим на совещании. Все это мы рекомендуем записывать в блок «Принятые решения».

2.5. Назначьте задачи Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.

Для этого используйте раздел для фиксирования задач, а так же закладку Task Info справа в MindJet Mind Manager

Рис.6. Введите задачи.

Важно, чтобы у задачи обязательно был текст, срок и ответственный исполнитель. Во время заполнения этих полей данные отражаются на экране, и все участники совещания видят, кто, за что и какую ответственность на себя берет.

2.6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже

Так как мы ассоциативно мыслим, то на любом совещании обязательно возникнут вопросы, которые были не запланированы в повестке совещания. Если эти вопросы не удается быстро решить (например, с помощью правила «трех реплик»), то мы рекомендуем их обязательно зафиксировать в раздел «Вопросы для обсуждения позже».

Рис.7. Запишите вопросы для обсуждения позже.

Очень важно эти вопросы зафиксировать. Во-первых, участники увидят, что вопрос не потерян и он обязательно будет поднят позже. Во-вторых, это позволит переключиться на вопрос из повестки. В-третьих, сам ритуал фиксирования вопроса позволяет переключиться с обсуждаемой темы на другую. Если не фиксировать, то все будут мысленно обдумывать нерешенный вопрос.

2.7. Согласуйте решения совещания, распечатайте и подпишите протокол! Назначьте задачи в системе контроля задач (Microsoft Outlook)

И самое главное. В конце совещания, когда повестка обсуждена, решения приняты, задачи назначены, а вопросы для обсуждения позже зафиксированы, нужно обязательно подвести итоги. То есть еще раз проговорить принятые решения из протокола. После этого с помощью нашей специальной надстройки Rules play для программы MindJet Mind Manager нажмите на кнопку «Сформировать протокол»

Рис. 8. Экспортируйте решения в протокол MicrosoftWord и назначайте задачи в MicrosoftOutlook

И Вы получите протокол совещания, который можно сразу же на совещании отправить на печать и подписать у участников!

Рис. 9. Пример протокола MicrosoftWord, полученного автоматически.

А после того, как протокол подписан, совещание завершено и все участники направились на свои рабочие места, воспользуйтесь еще одной возможностью нашей программы – за 5 секунд назначьте все задачи с помощью корпоративной системы контроля задач Outlook! Для этого нажмите на кнопку нашей программы «Назначить поручения».

Рис.10. Задачи Outlook, автоматически полученные из программы онлайн-протоколирования.

Все, что Вам нужно – это еще раз проверить правильность формулировок и нажать на кнопку «Отправить» в каждой из задач! И теперь каждый участник совещания, придя на сове рабочее место, получит в Microsoft Outlook согласованный протокол и назначенные задачи!

3. Вы можете проводить идеальные совещания сами с помощью нашего шаблона для MindJet Mind Manager!

Мы предлагаем Вам скачать совершенно бесплатно описанный выше шаблон, а так же методику его настройки и использования! Для этого просто заполните форму ниже, и мы все пришлем Вам!

Этот шаблон настроен таким образом, что Вы можете убирать из него ненужные блоки (например, если в совещании не было вопросов из категории «Вопросы для обсуждения позже») – все что Вам нужно, просто удалить этот блок, и в финальной версии протокола этого блока просто не будет.

Отзывы:

С помощью Mind Manager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение.

Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень. Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания.

По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю.

Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления,

Московский Банк Сбербанка России

Теперь на совещаниях принимаются конкретные решения с измеримым результатом и сроком исполнения, а задачи назначаются исполнителям в Outlook сразу по завершении совещания. Протоколы совещаний автоматически согласовываются в конце собрания.

Обзорная карта обсуждаемых вопросов в Mind Manаger позволяет не отклоняться от повестки и двигаться к принятию конкретного решения по тому или иному вопросу.

Благодаря правилам заблаговременного планирования в Календаре и подготовки мы начинаем совещания всегда точно вовремя, а заканчиваем даже раньше намеченного времени!

В.В.САЛМИН

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ БАЙКАЛЬСКОГО БАНКА

Также обращаем Ваше внимание на то, что пока данная надстройка действует для версии MindJet MindManager 14.1. Для более поздних версий эта надстройка пока не действует, но мы можем ее адаптировать под Вашу Компанию, если Вы пришлете нам запрос с помощью формы ниже!

Протоколируйте свои совещания результативно!

———————————————————————-

Источник: https://rulesplay.ru/articles/7-sostavlyayushchikh-rezultativnogo-protokola-soveshchaniya/

Проводим совещание правильно: рецепт успеха

Участие в совещании принимал

Совещания — важная часть рабочего процесса. Но часто приходится участвовать в бесполезных, отнимающих драгоценное время и не приносящих никакого результата рабочих собраниях. Потому многие сотрудники считают совещания пустой тратой времени.

Но это не так. Совещания — мощный инструмент, который может и должен приносить пользу и ощутимый результат. Делимся с вами рецептами успеха, как провести эффективное совещание, чтобы руководство и сотрудники были довольны.

Почему совещания бывают неудачными

Многие опытные руководители совершают одни и те же ошибки при планировании и проведении совещаний. Неудачные совещания — это те, которые созываются по любому поводу, проводятся для проформы и не приносят никакой пользы ни руководству, ни сотрудникам. Почему так бывает? Вот распространенные ошибки, которые приводят к неэффективной работе на собраниях:

  • Нет четких целей и вопросов, повестка дня неясна. Цели собрания нет вообще или она очень неясная. Например, “обсудить новый проект” не является целью. То же с вопросами для обсуждения на совещаниях. Если они абстрактны, плохо сформулированы, ответов на них не получите.
  • Нет временных рамок. Когда нет четко очерченных временных рамок, совещание “растекается”, может длиться несколько часов, при этом не становясь более результативным.
  • Нет диалога. Если на совещаниях выступает и все время говорит один человек, не прерываясь ни на минуту, не давая высказаться другими, без призыва к конструктивному диалогу, продуктивной работы на собрании не получится.
  • Неадекватное поведение участников. Сотрудники “спят” во время совещания, листают ленту в соцсетях, и вообще каждый занимается чем хочет. Или, наоборот, мешают говорить постоянными ремарками и шуточками. Эффективности так не достичь.
  • Совещание ради совещания. Тот момент, когда рабочая встреча проводится лишь для того, чтобы всех собрать в одном месте, поговорить и разойтись по своим рабочим местам без целей и задач.
  • Не назначаются ответственные. Даже если на совещании были намечены какие-то шаги по решению проблемы, но не назначен ни один ответственный за это, ожидать результата бессмысленно

Это самые распространенные ошибки, избежать которых можно, лишь грамотно подойдя к планированию и организации совещания.

Как подготовиться

Некоторым может показаться, что планировать заранее совещания это лишняя трата времени, можно набросать схематичный план и выступить экспромтом. Как правило, так не получается.

Во время публичного выступления перед сотрудниками, партнерами эмоции берут верх, и если не иметь под рукой плана проведения совещания можно легко сбиться с мысли, и фокус внимания может сместиться в сторону от решения насущной проблемы.

Вот почему стоит заранее планировать проведение совещаний, если хотите получить результат.

С чего начать планирование?

  • Найти, подготовить место проведения и назначить время. Это может быть переговорка, кабинет, опен-спэйс, skype. Заранее стоит оповестить всех участников встречи о месте проведения и времени. Если совещание проходит в онлайн режиме, стоит позаботиться об исправности техники, проверить гарнитуру и наушники. Если в офисе — найдите то место, где вам не помешают посторонние.
  • Продумать и прописать цель собрания. Это важный пункт. От цели будет зависеть ход совещания, его формат и результаты. В зависимости от цели можно выделить несколько форматов деловых встреч:
  • Планерка — ежедневные или еженедельные встречи для постановки конкретных планов и задач на день/неделю, информирование о нововведениях в компании и пр.
  • Оперативка — короткие (5-10 мин) собрания для решения определенной проблемы с людьми, которые имеют непосредственное отношение к ней.
  • Совещания — преследует обычно более глобальную цель. Например, определить путь развития компании, продвижение нового продукта или услуги и пр.
  • Брейнсторминг — проводится для генерации новых идей. Обычно приглашается как можно больше людей.
  • Составить список вопросов. Вопросы должны соответствовать цели, быть конкретными и понятными. Не стоит составлять много вопросов, так может потеряться фокус внимания. Лучше, если вопросы будут адресованы не ко всем сотрудникам, а к конкретному человеку.
  • Визуальные материалы. При запуске нового продукта или каких-либо внутренних изменений в компании лучше подготовить визуальные материалы. Используйте доску, флипчарт, маркеры или презентацию на проекторе, можно распечатать план совещания с целью и вопросами, чтобы сотрудники могли следить за ходом встречи.
  • Установить регламент. Каждый формат совещания должен иметь четкое время начала и конца. К тому же стоит установить ограничения на выступление каждого сотрудника, например, 5 минутами. Это позволит избежать пустых слов и говорить только по сути.
  • Назначьте референта. Обязанность референта фиксировать принятые решения на собрании. В дальнейшем это позволит оценить эффективность встречи.

Зачем вам кроме проектора флипчарт?
Почему флипчарт до сих пор остается эффективным инструментом для презентации и зачем его надо использовать.

Как провести совещание эффективно: рецепт успеха

Правильное планирование (подготовленный список вопросов, четко сформулированная цель) и организация совещания — это первый рецепт успеха. Дальше все будет зависеть от заданного тона и грамотного проведения совещания.

  • Начните собрание с приветствия. Постарайтесь сразу настроить коллектив на рабочий лад и донесите до них важность совещания. Но не затягивайте вступительную речь. Говорите четко, ясно и по делу.
  • Сразу обозначьте повестку дня.
  • Придерживайтесь намеченного плана. Задавайте вопрос по проблеме, конкретному сотруднику, кто отвечает за это.
  • Давайте высказаться другим, а не только отвечать на вопросы. На встречах каждый должен высказаться, так достигается большая продуктивность, коллеги чувствуют себя важными участниками процесса, что их мнение важно руководству.
  • Прерывайте любые попытки внести хаос в совещание. Это могут быть неуместные разговоры, не относящиеся к повестке дня, бессмысленные пререкания и обвинения между коллегами. Особенно часто такое случается, когда никто не готов брать на себя ответственность за какую-то ошибку.
  • Назначайте конкретного человека, кто будет курировать решение проблемы, обсуждаемой на совещании.
  • Решения, принятые на совещании, лучше зафиксировать в письменном виде с указанием ответственного и сроков выполнения.
  • Завершайте собрание на позитивной ноте. На совещаниях часто ведутся горячие споры и заканчивать встречу стоит на положительных эмоциях. Постарайтесь разрядить атмосферу, пошутить и подбодрить сотрудников.

Что в результате

Продуктивное совещание — это когда сотрудники четко понимают, что им делать после его завершения, как решать проблему. А руководство знает – кто за что несет ответственность, и ответы на подготовленные вопросы уже получены.

Каждый участник собрания должен вернуться к работе с положительным впечатлением, бодрым настроем и пониманием поставленных задач. Тогда, совещание можно считать результативным.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/provodim-sovescanie-pravilno-recept-uspeha-5c1bb0f684c6d000abae0a79

Все о правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: