Табель чета рабочег времени

Содержание
  1. Заполняем табель учета рабочего времени правильно
  2. Кто отвечает за учет отработанного времени в организации
  3. Чем отличаются формы № Т-12 и № Т-13
  4. Пошаговая инструкция заполнения
  5. Шаг 1. Название организации и структурного подразделения
  6. Шаг 2. Код по ОКПО
  7. Шаг 3. Номер документа и дата составления
  8. Шаг 4. Отчетный период
  9. Шаг 5. Информация о работнике
  10. Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов
  11. Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц
  12. Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты
  13. Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки
  14. Шаг 10. Подписи ответственных лиц
  15. Отметки об отпуске
  16. Остальные обозначения и коды
  17. Образец таблицы учета рабочего времени сотрудников
  18. Табель учета рабочего времени 2021 скачать чистый бланк
  19. Для чего требуется вести табель учета рабочего времени
  20. Как заполнить табель учета рабочего времени?
  21. Что вносят в табель учета рабочего времени
  22. Срок хранения табеля учета рабочего времени
  23. Отметки в табеле
  24. Скачать бланк учета рабочего времени
  25. Табель учета рабочего времени на 2021‑2021 год
  26. Формы табеля учета
  27. Как фиксировать отработанное время
  28. Как отмечать отпуск
  29. Выходные и праздничные дни в Табеле на 2021 год
  30. Срок хранения Табеля учета рабочего времени
  31. Образец заполнения табеля учета рабочего времени
  32. Данные о работе
  33. Учет рабочего времени | Табель учета рабочего времени | Cуммированный учет рабочего времени
  34. Режим работы
  35. Табель учета рабочего времени
  36. Поденный и суммированный учет рабочего времени
  37. Сменный режим работы
  38. Особые случаи

Заполняем табель учета рабочего времени правильно

Табель чета рабочег времени

Как заполнять табель учета рабочего времени? И какие изменения внести в табель при переводе сотрудников на удаленную работу из-за карантина, при уходе на самоизоляцию? Приведем краткий алгоритм:

1. Взять унифицированный бланк или разработать собственный.

2. Оформить шапку документа.

3. Вписать всех сотрудников, сгруппировав их по отделам.

4. Проставить коды (в том числе в случае карантина или объявления правительством нерабочих дней) и посчитать отработанные часы.

5. Подписать и передать в бухгалтерию.

Утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 табель использования рабочего времени помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учета рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 ТК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13 с 01.01.2013 не обязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто отвечает за учет отработанного времени в организации

По указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов:

  • табель рабочего времени на 2021 год составляет и ведет уполномоченное лицо;
  • подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передается в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который использует бланк табеля учета рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издается приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет должна быть прописана в трудовом договоре.

Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику.

Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — ведение табеля учета рабочего времени работников возложено на кадрового работника, и он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.

Приведем инструкцию, как вести табель учета рабочего времени, которая поможет правильно отразить данные.

Чем отличаются формы № Т-12 и № Т-13

Отличаются две утвержденные формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников.

А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда.

Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.

Пошаговая инструкция заполнения

Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени 2021, выбор делает работодатель:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1. Название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (Ф.И.О. ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т. п.

Шаг 2. Код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

  • 8 цифр — для юрлиц;
  • 10 цифр — для ИП.

Шаг 3. Номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.

Датой составления обычно проставляется последний день отчетного месяца.

Шаг 4. Отчетный период

Табель учета рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число июня в нашем случае.

Шаг 5. Информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц

В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.

Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней был в отпуске.

Шаг 10. Подписи ответственных лиц

Табель подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Отметки об отпуске

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

  • какой вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

ОТочередной оплачиваемый отпуск
ОДдополнительный оплачиваемый
ДОадминистративный (без сохранения ЗП)
Уучебный с сохранением ЗП
УВучебный без отрыва от производства (сокращенный день)
УДучебный без сохранения ЗП
Рпо беременности и родам
ОЖпо уходу за ребенком до 3 лет
ОЗбез сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
ДБдополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды

Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Присутствие на рабочем месте:

Яработа в дневное время
Нв ночное время
РВработа в выходные и праздники (используется, если сотрудник выходит на работу в дни, объявленные нерабочими в связи с карантином
Ссверхурочная
ВМвахтовым методом

Командировки и повышение квалификации:

Кслужебная командировка
ПКповышение квалификации с отрывом от труда
ПМповышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Бвременная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине)
Твременная нетрудоспособность без выплаты пособия
ЛЧсокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
ПВвынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
Гнеявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
ПРпрогул без уважительных причин
НСрежим неполного рабочего времени
Ввыходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином)
ОВдополнительный оплачиваемый выходной
НВдополнительный неоплачиваемый выходной
ЗБзабастовка
ННневыясненная причина неявки
РПпростой по вине работодателя
НПпростой по не зависящим ни от кого причинам
ВПпростой по вине работника
НОотстранение от работы (оплачиваемое)
НБотстранение без сохранения ЗП
НЗприостановка работы при задержке ЗП

Если работник выходит на работу в дни, объявленные президентом как нерабочие в связи с карантином по коронавирусу (30.03-03.04.2021), в табеле рекомендуется ставить код РВ с указанием отработанных часов.

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в приказе ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@):

2000трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)
2010выплаты по гражданско-правовым договорам
2012отпускные
2300больничное пособие
2530оплата в натуральной форме
2760материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию
3020проценты по вкладам

Образец таблицы учета рабочего времени сотрудников

Источник: https://ppt.ru/rabochee-vremia/zapolnenie-tabelya

Табель учета рабочего времени 2021 скачать чистый бланк

Табель чета рабочег времени
(1 4,00 из 5)

Насчитывая зарплаты работнику любой организации, бухгалтерия обязательно учитывает количество отработанных часов.

Данная информация присутствует в табеле учета рабочего времени. Этот документ и является основанием для выдачи заработной платы. Учетный табель должны вести абсолютно все компании.

При этом не имеет значения, ни форма собственности, ни количество штатных сотрудников.

Файлы для скачивания:

  • Скачать заполненный образец
  • Скачать бесплатно бланк

Для чего требуется вести табель учета рабочего времени

Ведение данного документа предусмотрено законом. При отсутствии табеля главный бухгалтер, директор или другой руководитель компании будет привлечен к административной ответственности. Органы по охране труда, проверяющие организацию, обязательно выпишут штраф.

В крупных корпорациях, где насчитывается большое количество сотрудников, проверка данных табелей − одно из основных направлений проверяющих органов.

По сути, отсутствие данного документа говорит о том, что руководство компании может начислять зарплату без каких-либо оснований. Соответственно, эта сумма не вносится в расходы организации.

Естественно, следствием этого становятся достаточно серьезные штрафные санкции.

Кроме того, что табель является первичным документом, он позволяет контролировать, насколько правильно соблюдается режим работы, установленный законодательством. Также документ позволяет проверяющим органам убедиться, что компания производит расчет с сотрудниками в соответствии с отработанными часами.

Используя данные табеля, бухгалтерия не только начисляет выплаты зарплаты, премий, отпускных и больничных. Здесь также вычитаются штрафы, например, за регулярные опоздания и прогулы. Благодаря заполненному табелю кадровые работники составляют приказ о выговоре или поощрении сотрудников. Руководитель, опираясь на данные табеля, принимает решение об увольнении недобросовестных работников.

Как заполнить табель учета рабочего времени?

Табель представляет собой поименный список всех работников компании. На протяжении учетного периода здесь ставятся отметки о том, как сотрудник использовал время, отведенное на работу.

В списке необходимо присутствие всех работников, даже тех, которые были приняты на временную работу. В небольших компаниях ведением табеля занимается бухгалтерия.

В крупных корпорациях, которые насчитывают множество подразделений, цехов и отделов, существует специальная должность − табельщик. Это ответственное лицо заполняет документ в соответствии с требованиями:

  • табель можно заполнять, как на компьютере, так и вручную;
  • подготавливается табель исключительно тем работником, который за него отвечает;
  • открывается табель ежемесячно, первого числа. Два раза в месяц он подается в бухгалтерию: при выдаче аванса в середине месяца, и при начислении зарплаты за весь месяц;
  • все фамилии, внесенные в табель, имеют табельный номер. Впоследствии он применяется во всех документах, которые используются для учета трудового времени и его оплаты;
  • вычеркивать уволенных сотрудников и вписывать новых можно лишь в том случае, если составлены распоряжения руководителей;
  • графы, находящиеся напротив фамилий, предназначены для указания отработанных часов;
  • руководитель компании должен подписать документ перед выдачей зарплат.

(: “Делаем табель учета рабочего времени в Excel”)

Что вносят в табель учета рабочего времени

Сотрудник, заполняющий табель, обязан следить за правильностью введенной информации. За внесение недостоверных данных ему грозит административная ответственность. Именно поэтому, когда кто-то из сотрудников не вышел на работу, но просит поставить отметку, ответственному работнику стоит задуматься, нужны ли ему эти неприятности.

В табель ежедневно должна вноситься вся информация о том, как сотрудник потратил рабочие часы:

  • рабочее время;
  • опоздания и прогулы;
  • различные форс-мажорные ситуации, связанные с нецелесообразным использованием трудового времени;
  • отпуск;
  • забастовки;
  • простои;
  • временная потеря трудоспособности;
  • сокращение трудового дня;
  • выходные и ночные часы;
  • сверхурочное и праздничное время;
  • дополнительные характеристики.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

При получении заполненного табеля бухгалтерия осуществляет начисление и выдачу зарплат. Затем бухгалтер обязан обеспечить правильное хранение документа. Как правило, он может храниться в бухгалтерии. Если здесь нет места, используется архив.

В 2000 году закон обязывал организации хранить документ на протяжении одного года. В 2010 году эти требования были изменены. Теперь в течение пяти лет табель должен храниться на предприятии. В течение этого периода бухгалтерия и ответственные сотрудники должны быть готовы представить этот документ проверяющим органам.

Также нужно помнить, если в табеле присутствует информация о сотрудниках, которые трудились на вредной работе, или их условия труда признаны опасными и тяжелыми, срок хранения увеличивается до 75 лет. Это объясняется тем, что работник получит право на льготную пенсию.

Отметки в табеле

Для оформления табеля заполняется форма Т-12. Для большего удобства здесь принято использовать обозначения в виде цифр и букв. Каждый код отображает определенное событие. К примеру, цифра «01» или буква «Я» заменяют слово «Явка».

Эти обозначения свидетельствуют о том, что человек действительно был на работе. Существует большое количество условных обозначений для табеля.

Несмотря на то, что эти коды достаточно просты, некоторые из них вызывают определенные вопросы:

  1. Когда нужен код НН (неявка по невыясненным причинам)? Код проставляется все дни, которые работник отсутствует. Если кто-то из коллектива утверждает, что этот сотрудник прогуливает (код ПР), ответственное лицо не должно спешить его ставить. Лучше дождаться появления сотрудника. Возможно, его отсутствие имеет уважительные причины, что будет подтверждено документально. В этом случае понадобятся изменения в табеле, что не приветствуется в документах такого рода.
  2. Какой код ставится в выходные, если человек в командировке? Закон позволяет использовать здесь оба кода: код К (командировка) и код В (выходной день). Как правило, компания выбирает наиболее подходящий для себя вариант.
  3. Отмечаются ли выходные дни, если работник на больничном? В данной ситуации нужно использовать код Б (временная нетрудоспособность). Код ставится за весь больничный, включая выходные.
  4. Человек в отпуске (ОТ), как отмечать его выходные дни? Выходные дни отмечаются кодом В, ведь они не учитываются при подсчете отпускных дней.
  5. Нужно ставить обозначения цифрами или буквами? Со стороны закона не существует четких требований к обозначениям. Здесь каждая компания, в зависимости от удобства и сложившейся практики, выбирает для себя более подходящий способ.
Обохзначение буквЧисловой кодОбозначение
Я01Продолжительность работы в дневное время
Н02Продолжительность работы в ночное время
РВ03Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни
С04Продолжительность сверхурочной работы
ВМ05Продолжительность работы вахтовым методом
К06Служебная командировка
ПК07Повышение квалификации с отрывом от работы
ПМ08Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности
ОТ09Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
ОД10Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск
У11Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением
УВ12Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы
УД13Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы
Р14Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)
ОЖ15Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет
ДО16Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя
ОЗ17Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации
ДБ18Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы
Б19Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом “Т”) с назначением пособия согласно законодательству
Т20Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством
ЛЧ21Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством
ПВ22Вынужденный прогул в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе
Г23Невыходы на исполнение государственных или общественных обязанностей согласно законодательству
ПР24Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)
НС25Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством
В26Выходные дни (еженедельный отпуск) инерабочие праздничные дни
ОВ27Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)
НВ28Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)
ЗБ29Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)
НН30Неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)
РП31Простой по вине работодателя
НП32Простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника
ВП33Простой по вине работника
НО34Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством
НБ35Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы
НЗ36Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы

Скачать бланк учета рабочего времени

  • Скачать заполненный образец
  • Скачать бесплатно бланк

Источник: https://InfoBlank.com/tabel-ucheta-rabochego-vremeni/

Табель учета рабочего времени на 2021‑2021 год

Табель чета рабочег времени

Ведение табеля необходимо, прежде всего, для учета времени, отработанного сотрудниками. Данная обязанность работодателей закреплена в статье 91 ТК РФ. Отсутствие табеля само по себе является нарушением. Организация-работодатель в этом случае может быть оштрафована на 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

Правильное и своевременное ведение табеля не только спасет от штрафа, но и значительно облегчит жизнь бухгалтерии. В большинстве учетных программ на этот документ «завязаны» расчет зарплаты по итогам месяца; среднего заработка, выплачиваемого при предоставлении отпусков и направлении в командировки, и проч.

Программа на основании кодов, проставленных в табеле, сама определяет, какие периоды и суммы нужно учесть при расчете, а какие следует исключить. Это существенно сокращает трудоемкость вычислений, но в то же время повышает «цену» недочетов при заполнении табеля.

Неправильное указание кода или времени работы может привести к неверному определению среднего заработка и неточностям в расчетах. А это, в свою очередь, повлечет ошибки при исчислении налогов.

Также табель используется при начислении социальных пособий (например, пособия по уходу за ребенком).

Не обойтись без этого документа и при расчете среднесписочной численности сотрудников.

Бесплатно сдать сведения о среднесписочной численности через интернет

Помимо этого, табель может применяться для контроля за уплатой «зарплатных» налогов и других обязательных платежей. В частности, с его помощью можно проверить, правильно ли были определены базы по страховым взносам и НДФЛ, а также расходы на оплату труда.

Наконец, корректно заполненный табель облегчит формирование статистической отчетности. К примеру, форма П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» практически полностью составляется по данным табеля.

Заполнить форму П-4 по новым правилам и сдать в Росстат через интернет

Формы табеля учета

Для учета рабочего времени предусмотрены унифицированные формы. Бюджетные организации должны использовать форму № 0504421 по ОКУД, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.15 № 52н.

Коммерческие организации могут применять форму № Т-12 или форму № Т-13. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1.

Основное отличие между ними заключается в следующем: в форме № Т-13 отсутствует часть, посвященная расчетам по заработной плате. При этом Указания по заполнению формы № Т-12 разрешают и в этой форме не заполнять листы, посвященные расчету зарплаты. Это возможно, если ведется раздельный учет рабочего времени и расчетов с персоналом.

Соответственно, выбор между данными формами в основном зависит от настроек учетной программы. Так, если в организации учет расчетов с персоналом совмещен с учетом рабочего времени, то нужно использовать форму № Т-12 и заполнять в ней раздел 2. Если же учет рабочего времени отделен от расчетов с персоналом, то можно использовать любую из указанных форм.

Рассчитать «сложную» зарплату с коэффициентами и надбавками по большому количеству работников Попробовать бесплатно

Как фиксировать отработанное время

Законодательство допускает два варианта заполнения форм № Т-12 и № Т-13.

Первый (наиболее распространенный) подразумевает ведение табеля сплошным методом — регистрируются явки, неявки и любые отклонения от «нормальной» работы (сверхурочная работа, командировки, работа в выходные и т.п.).

Второй вариант предусматривает регистрацию в табеле только отклонений от нормального режима труда (неявок, командировок, сверхурочной работы и т.п.).

ИСТОРИЯ ВОПРОСА. До того времени, когда еще не было повсеместного распространения учетных программ, выбор метода заполнения Табеля зависел, как правило, от установленного в организации режима рабочего времени.

При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать в Табеле только тех сотрудников, которые не вышли на работу, либо трудились меньше или больше положенного. В отношении остальных работников подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько, сколько указано в трудовом договоре.

Если же количество отработанных часов в различные дни (смены) могло отклоняться от нормы, то кадровой службе нужно было ежедневно вносить в Табель данные обо всех работниках, чтобы контролировать переработки.

Сегодня, когда кадровый учет почти полностью автоматизирован, метод отклонений практически не используется. Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.

Поэтому в настоящее время большинство работодателей ежедневно вносят в Табель данные о явке сотрудников. Для этого в верхней строке указывается код «Я» или «01» (если используются цифровые, а не буквенные коды), а в нижней строке проставляется цифра, соответствующая продолжительности рабочего дня в часах (обычно это «8»).

Возможны ситуации, когда в Табеле появляются дополнительные коды. К примеру, если сотрудник привлекается к сверхурочной работе.

В таком случае в верхней ячейке за соответствующий день будет указано сразу несколько кодов, а в нижней проставлены соответствующие им часы.

Так, если сотрудник проработал сверхурочно два часа, то в верхней графе табеля за такой день нужно проставить «Я/С» (или «01/04», если используются цифровые коды), а в нижней — «8/2».

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб-сервисе Вести бесплатно

Как отмечать отпуск

Если работник направляется в отпуск, то соответствующие дни в табеле учета рабочего времени отмечаются специальными кодами. При этом нижняя ячейка — количество часов — не заполняется.

Для отражения в формах № Т-12 и № Т-13 отпусков используются следующие обозначения: ОТ (09) — для основного ежегодного оплачиваемого отпуска, ОД (10) — для дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого некоторым сотрудникам (например, работникам с ненормированным днем; ст. 116 ТК РФ). Учебному отпуску соответствует код У (11), а отпуску «за свой счет» — код ДО (16).

Чтобы обозначить отпуск по беременности и родам применяется код Р (14). Этот же код используется в случае удлиненного отпуска, предоставленного из-за осложненных родов (ст. 255 ТК РФ). Для отражения отпуска по уходу за ребенком до трех лет используется код ОЖ (15).

ВАЖНО. Для цели заполнения табеля нет разницы между отпуском по уходу за ребенком до 1,5 лет и отпуском по уходу за ребенком до 3 лет. В любом из этих случаев ставится код ОЖ (15) за все дни соответствующего отпуска.

Бесплатно рассчитать зарплату, отпускные и пособия в веб‑сервисе

Выходные и праздничные дни в Табеле на 2021 год

По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.

Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).

Срок хранения Табеля учета рабочего времени

Общий срок хранения форм № Т-12 и № Т-13 составляет пять лет. Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за тем, по которому велся Табель. Исключение составляют Табели, в которых была отражена информация о сотрудниках, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда.

Эти документы нужно хранить 75 лет. Такие правила установлены Федеральным законом от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (п. 1 ст. 17 и ст. 21.1 закона) и Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.10 № 558 (п. 1.4 и ст.

586 перечня).

Законодательство не регламентирует, как именно и где конкретно работодатель должен хранить табели (как за текущий год, так и за предыдущие годы).

Чтобы не возникло претензий со стороны контролеров, заполненный Табель учета рабочего времени на 2021 год надо распечатать и подписать.

На документе должны расписаться три человека: сотрудник, ответственный за ведение табеля, руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы.

ВНИМАНИЕ. Поскольку табель должен содержать подписи указанных ответственных лиц, хранить его в электронном виде нельзя. Иначе возможны ситуации, когда подписать документ не получится (например, если сотрудник уволился, уехал, умер и т.п.). Обычно формы № Т- 12 или № Т-13 составляют за месяц, распечатывают и подписывают. Затем их собирают в единый табель за год.

Распечатанный и подписанный табель можно хранить в бухгалтерии, в кадровой службе, либо у руководителя (его секретаря).

В таких случаях целесообразно определить работника, ответственного за сохранность документов.

Если же организация имеет собственный архив, либо заключила договор со специализированной компаний на внеофисное хранение архива, то по окончании года табель следует сдать в соответствующий архив.

Бесплатно составлять кадровые документы по готовым шаблонам и вести кадровый учет в веб-сервисе

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

В отделе продаж ООО «Лабиринт-2021» числится 5 сотрудников, включая руководителя. При заполнении табеля учета рабочего времени отдела за октябрь 2021 года были учтены следующие данные.

Руководитель отдела Николашина О.И. отработала месяц полностью.

Старшему менеджеру Сердюкову П.И. 28, 29 и 30 октября по его просьбе был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.

Референт отдела Чеботарева Н.Е. брала неделю (с 14 по 20 октября) в счет очередного оплачиваемого отпуска, однако во время отпуска заболела. Больничный лист оформлен на 16 и 17 октября. В результате отпуск был продлен на 2 дня (21 и 22 октября).

Менеджер Бурновская Е.Г. весь месяц находилась в отпуске по уходу за ребенком.

Водитель-экспедитор Дуганов Е.В. был в командировке четыре дня (с 1 по 4 октября), а в течение двух дней (8 и 9 октября) привлекался к сверхурочной работе. Кроме того, по производственной необходимости он работал в выходной день (12 октября), в связи с чем ему был предоставлен отгул (14 октября).

Ниже представлены образец титульной страницы и раздела «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12, заполненные на основании приведенных данных (по клику на картинке откроется полный размер изображения).

Данные о работе

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/beginner/2021/11/15212

Учет рабочего времени | Табель учета рабочего времени | Cуммированный учет рабочего времени

Табель чета рабочег времени

В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:

— Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ);

— Федеральному закону от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);

— Постановлению Госкомстата РФ № 1 от 1.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата № 1).

С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы. Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно. Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.

Режим работы

Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:

  • ненормированный рабочий день;
  • режим гибкого рабочего времени;
  • сменная работа;
  • разделение рабочего дня на части и др.

Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.

В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.

Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.

Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).

Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день». Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.

Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.

В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.

В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов).

Табель учета рабочего времени

Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель.

Традиционно используются унифицированные форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1).

Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр

Узнать больше

Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.

Заполнение табеля может быть организовано по-разному:

  • регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);
  • сплошное фиксирование всех явок и неявок.

Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.

Поденный и суммированный учет рабочего времени

Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем.

Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени.

Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст. 100 ТК РФ).

При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.

При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем.

Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю.

Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое. Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал.

В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале показатели совпали.

В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю.

Сменный режим работы

Особо следует поговорить про сменный режим работы. Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда. Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно.

Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре. Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:

  1. Издать приказ о смене режима работы для предприятия в целом или для отдельных сотрудников.
  2. Отразить это изменение в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре (ч. 1. ст. 100 ТК РФ).
  3. Составить графики сменности. Унифицированной формы графика нет, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает учетной политикой по бухгалтерскому учету. График работы — это обязательный документ для сменного режима работы. Его можно утвердить как отдельную форму или сделать приложением к локальному нормативному акту.
  4. Прописать изменения в допсоглашении к трудовому договору. Режим работы относится к обязательным условиям, а это значит, что работодатель должен за 2 месяца предупредить сотрудника и заручиться его согласием. Если сотрудник отказывается от работы в изменившихся условиях, следует предложить ему иную должность с прежним графиком. В случае несогласия сотрудника на работу в новых условиях возможно расторжение трудового договора по причине отказа от работы в новых условиях (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
  5. Не позднее чем за месяц ознакомить сотрудников с графиком работы посменно.

При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни.

Особые случаи

Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).

В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен.

Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы.

В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).

Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря.

При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст.

 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08.08.1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341).

Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.

Источник: https://kontur.ru/articles/4314

Все о правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: