Служебная записка по госту 2021 скачать

Содержание
  1. Служебная записка 2021 — образец написания
  2. Кто может писать служебную записку
  3. Для чего нужна служебная записка
  4. Основные правила написания служебной записки
  5. Инструкция по написанию служебной записки
  6. Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме
  7. Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные
  8. Зачем нужны записки
  9. Чем записки различаются между собой
  10. В налоговых целях записки всякие важны
  11. Как правильно составлять записки
  12. Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
  13. Инструкция по делопроизводству ООО «Альфа»
  14. Как правильно написать служебную записку – образец и правила оформления
  15. Основания для составления и цели записок
  16. Важные особенности и формулировки
  17. Электронные служебные записки
  18. Бланк служебной записки (образец по ГОСТу)
  19. Виды служебок
  20. Директору или руководству предприятия
  21. На командировку
  22. Отзыв из отпуска
  23. На обучение сотрудников
  24. На совмещение должностей
  25. На отгул
  26. На закупку оборудования
  27. О проведении мероприятий
  28. На ремонт оборудования
  29. На увольнение сотрудника
  30. При дисциплинарном проступке
  31. О необходимости нового сотрудника
  32. На сверхурочные работы
  33. На списание ТМЦ
  34. Срок хранения служебной записки
  35. Требования к документу
  36. Пошаговое составление
  37. Пример написания служебной записки для бюджетной организации
  38. Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»
  39. Как и сколько хранить
  40. Образец служебной записки 2021 года: как писать служебную записку
  41. Служебная записка – что это, отличия от других документов, структура
  42. Кто может писать и для чего нужна служебная записка
  43. Виды служебных записок
  44. Основные правила оформления
  45. Алгоритм составления служебной записки
  46. Что такое электронные служебные записки
  47. Заключение
  48. Служебная записка – Как правильно написать служебную записку в 2021 году
  49. Оформление служебной записки
  50. Как правильно написать служебную записку
  51. Образец и пример написания служебной записки
  52. Особенности электронного документооборота

Служебная записка 2021 — образец написания

Служебная записка по госту 2021 скачать

› Гражданское право

27.08.2021

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций.

Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.

Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета.

В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.

В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.

Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

    • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
    • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
    • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
    • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
    • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

    Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Читать еще:  Отмена дарения недвижимости — как отменить договор в 2021 году

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору.

    Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему.

    Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

    Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы.

    Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого.

    Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать.

    Зачем нужны записки

    Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления.

    С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением).

    Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.

    Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами.

    Чем записки различаются между собой

    Для наглядности покажем основные отличия в таблице.

    ХарактеристикиДокладная запискаСлужебная запискаОбъяснительная записка
    Суть записки
    • информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
    • содержит выводы и предложения составителя
    • информирует о необходимости решения оперативных вопросов. При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;
    • содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение
    Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.). При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записк
    НаправленностьОбращение к руководству:
    • от работника к руководителю отдела;
    • от руководителя отдела к руководителю компании;
    • от руководителя филиала к руководителю головного подразделения
    Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенциюОбъяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему
    Виды записок по назначению
    • инициирующие принятие решения;
    • чисто информативные;
    • отчетные
    • объясняющие действия конкретного работника (подразделения);
    • описывающие какое-либо событие
    СтруктураI раздел — изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для ее написания; II раздел — при необходимости — анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы; III раздел — описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринятьI раздел — изложение фактов, послуживших поводом к ее написанию; II раздел — описание причин, объясняющих сложившуюся ситуацию. Не содержит выводов и предложений
    Виды записок по степени доступности
    • открытый документ;
    • конфиденциальный документ
    Примеры записокПредложение о премировании конкретного работникаИнформация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной деньОбъяснение в производственно-технический отдел о причинах перерасхода основных материалов против производственных норм (приложение к форме

    В налоговых целях записки всякие важны

    В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходо например:

    • служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременн
    • для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометр На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показани
    • объяснительная записка может пригодиться:
    • для получения вычета по НДФЛ на ребенк если с прежнего места работы нет справки Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычет
    • для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документ

    Читать еще:  Приказ о визировании документов юристом

    Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документ

    Как правильно составлять записки

    Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

    Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

    Утверждена приказом по ООО «Альфа»
    от 27.12.2011 № 123

    Инструкция по делопроизводству ООО «Альфа»

    4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

    4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

    • наименование структурного подразделения — составителя записки;
    • наименование вида документа — докладная, служебная или объяснительная записка;
    • дата документа — дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
    • адресат — ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
    • заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
    • отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
    • подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).

    4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе.

    В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

    Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю. (необходимым, целесообразным и т. д.)», «Предлагаю. », «Прошу. (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)».

    4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции.

    Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Приведем примеры оформления разных записок.

    Как правильно написать служебную записку – образец и правила оформления

    Служебная записка по госту 2021 скачать

    При решении рабочих вопросов часто возникает необходимость передать руководству организации важную информацию. В некоторых случаях объяснять ситуацию приходится именно в письменном виде. При составлении служебной записки важно не только достоверно изложить факты, но и грамотно оформить документ.

    Основания для составления и цели записок

    Служебные записки обеспечивают связь между подразделениями компании. С помощью этого вида документации можно достичь следующих целей:

    • официально предложить внести поправки в план работы;
    • сообщить, о том, что график сотрудника был скорректирован;
    • донести информацию о сохранности материальных ценностей;
    • информировать руководство о событии, повлиявшем на рабочий процесс и т. д.

    Таким образом, служебная записка позволяет оперативно принимать решения, касающиеся рабочих вопросов.

    Важные особенности и формулировки

    Основное правило, которого надо придерживаться при составлении служебной записки – краткость. Важно четко изложить суть вопроса и оптимальные пути его решения. Обычно текст занимает не более 6-7 строк.

    При написании деловых писем обязательно должны соблюдаться этические нормы. Например, неуместно писать в служебной записке «Довожу до вашего сведения». Известить о том, что был нарушен трудовой распорядок, можно проще, сразу же перейдя к описанию произошедшего, например, «Вчера, 18.05.2021, было сорвано занятие по природоведению из-за…».

    Электронные служебные записки

    С целью экономии времени и бумаги, во многих компаниях принят электронный документооборот. Любая служебная записка может быть оформлена в электронном виде и отправлена на корпоративную почту. Сортировкой писем и пересылкой их по нужному адресу занимается секретарь.

    Желательно, чтобы при оформлении документа отправитель использовал свою электронную подпись. Чтобы убедиться, что записка получена и прочитана, нужно запросить уведомление о ее прочтении, поставив галочку напротив соответствующего пункта настроек почтового клиента.

    Бланк служебной записки (образец по ГОСТу)

    Строгой формы для составления нет, но несмотря на это, необходимо опираться на правила ГОСТ Р 7.0.97-2021, согласно которым в бумаге должны присутствовать такие данные:

    • шапка, где указывается Ф.И.О. и должность адресата в дательном падеже;
    • наименование документа;
    • дата написания и порядковый номер;
    • описание ситуации, просьба;
    • Ф.И.О. и должность составителя в именительном падеже, подпись с расшифровкой.

    Скачать документ бесплатно в Word [28.00 KB]

    После этого надо передать документ секретарю и убедиться, что он зарегистрирован как входящая корреспонденция.

    Виды служебок

    В зависимости от типа служебной записки изменяются и нюансы ее оформления. Чтобы просьба была правильно понята и рассмотрена, их обязательно надо соблюдать.

    Директору или руководству предприятия

    Если документ адресуется руководителю, надо составить его в двух экземплярах. Передав бумагу секретарю, желательно получить от него отметку о том, что служебная записка принята на рассмотрение. После этого остается только ждать ответа начальства.

    На командировку

    Служебная записка подтверждает выезд сотрудника в командировку, а также доводит до сведения руководства дату его возвращения. Если поездка совершалась на арендованном, личном или служебном транспорте, требуется указать его модель, марку и регистрационный номер. От грамотности оформления документа зависит правильность начисления оплаты за командировку.

    Согласно Постановлению Правительства РФ No1595, подписанному 29.12.

    2014 года, необходимость в составлении командировочных удостоверений, должностного поручения и подробного отчета о проделанной работе отсутствует.

    Единственный значимый документ, которым должен сопровождаться отъезд сотрудника в командировку – это служебная записка.

    Написанием записки занимается сам сотрудник после возвращения из поездки.

    Отзыв из отпуска

    Если по производственной необходимости компания вынуждена отозвать сотрудника из отпуска, начальник подразделения составляет служебную записку. В документе должна быть указана причина, по которой отдых работника нужно прервать. Бумага передается руководителю организации, чтобы он подписал ее.

    Согласно ч.3 ст. 125 ТК РФ из отпуска запрещено отзывать несовершеннолетних сотрудников, работников, занятых на вредном или опасном производстве и беременных женщин.

    Если руководитель компании одобрил служебную записку, требуется обратиться к работнику, чтобы он в письменной форме известил о своем согласии или отказе выйти на работу. В случае отказа, по п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2, к сотруднику нельзя предъявлять санкции.

    На обучение сотрудников

    Если необходимо отправить сотрудника на обучение за счет компании, в служебной записке требуется перечислить его достижения, обосновав, какую выгоду получит организация, повысив компетенцию работника за свой счет. Имеет значение и стоимость обучения.

    На совмещение должностей

    Составление подобной записки уместно в том случае, если просьба о совмещении вызвана производственной необходимостью и наличием свободной вакансии. Обязательно нужно указать причину, по которой освободилась должность.

    На отгул

    Под словом «отгул» обычно понимается внеплановый выходной, предоставляемый за часы, отработанные сверхурочно. Перед отгулом работник должен известить руководителя о своем отсутствии на рабочем месте, оформив служебную записку. В противном случае этот день будет засчитан за прогул. Текст документа должен включать просьбу и веские основания для предоставления выходного дня вне очереди.

    Корректировка графика неизбежно сопровождается изменением условий труда сотрудников. По этой причине перенос рабочего времени может осуществляться исключительно с согласия работников компании.

    При корректировке графика в одностороннем порядке по организационным или технологическим причинам следует известить сотрудника об этом за 2 месяца.

    В записке следует указать причину переноса рабочего времени, должность сотрудника, период, в течение которого ему нужно принять решение, последствия согласия или отказа.

    Инициатива об изменении графика может исходить и от сотрудника при наличии веских причин, например болезни или необходимости ухаживать за членом семьи. В этом случае к документу нужно приложить справки.

    На закупку оборудования

    Основная часть записки должна объяснять, почему возникла необходимость закупить новое оборудование. Причины могут быть разными: имеющейся техники недостаточно для работы всех сотрудников или часть оборудования сломалась и не подлежит ремонту. Также следует указать, сколько единиц техники надо приобрести и попросить рассмотреть вопрос о произведении закупки.

    О проведении мероприятий

    О том, что в стенах организации будет проведено мероприятие, следует заранее сообщить руководству. Важно указать место и время сбора, предполагаемое количество участников, продолжительность, контакты ответственных лиц. Если руководство отказалось подписывать документ, мероприятие должно быть отменено.

    На ремонт оборудования

    Такой документ обычно составляется сотрудником, который работает с данным оборудованием или несет ответственность за его сохранность.

    Записки могут адресоваться как руководству, если требуется выделить деньги на техническое обслуживание, так и ремонтным бригадам, закрепленным за предприятием.

    Необходимо рассказать о случившемся, указать, удалось ли выявить причину поломки, побудить к действию (например: «прошу направить в цех ремонтную бригаду»).

    На увольнение сотрудника

    В этом документе речь идет об увольнении ненужного работника. При этом важно указать основания для принятия такого решения. Важно опираться на положения трудового законодательства, в противном случае записка не будет воспринята всерьез.

    Недопустимо предлагать уволить сотрудника, если это решение вызвано личной неприязнью к человеку. Подобный поступок может негативно отразиться на отношении руководства к заявителю.

    Это один из самых распространенных типов служебных записок. Документ используется для запроса информации и составляется по следующей схеме:

    • ключевая мысль, формирование запроса;
    • важные детали;
    • итог, напоминающий о сути запроса и дополнительная информация.

    При дисциплинарном проступке

    Если работник ненадлежащим образом выполняет свои обязанности, его непосредственный начальник вправе написать руководителю компании служебную записку с целью наказания виновника. В ней перечисляются факты нарушения работником дисциплины. Бумага должна быть составлена безэмоционально и максимально объективно.

    О необходимости нового сотрудника

    Бумага оформляется, если в одно из подразделений организации нужно принять нового работника. В этом случае начальник подразделения передает служебную записку руководству с указанием объективных причин открытия вакансии.

    На сверхурочные работы

    При возникновении экстренных ситуаций сотрудников приходится привлекать к работе после окончания смены. Составлением бумаги занимается начальник отдела или смены, адресуя документ руководству компании. В нем указываются причины, по которым появилась необходимость в выполнении сверхурочных работ и список привлеченных лиц.

    На списание ТМЦ

    Материальные ценности компании подлежат строгому учету, поэтому при необходимости их списания не обойтись без составления служебки. В ней следует указать наименование ТМЦ, инвентарный номер или идентификационный код, единицу измерения и количество, балансовую стоимость, а также причину списания.

    Срок хранения служебной записки

    Источник: https://trud.guru/dokumenty/sluzhebnaya-zapiska.html

    Требования к документу

    В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

    Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

    Пошаговое составление

    Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

    1. Сотрудник создает служебку.
    2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
    3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
    4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
    5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

    Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

    Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования.

    При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2021 года в 14-00.

    Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

    Пример написания служебной записки для бюджетной организации

    Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

    Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

    «02» сентября 2021 г.

    В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

    1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
    2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
    3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

    Читать еще:  Отпуск по уходу за ребенком для мужчин

    Преподаватель верховой езды

    Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

    Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

    Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

    «02» сентября 2021 г.

    Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

    При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

    Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

    Преподаватель верховой езды

    Как и сколько хранить

    Источник: https://Inspectrum.su/konstitutsionnoe-pravo/sluzhebnaya-zapiska-2021-obrazets-napisaniya.html

    Образец служебной записки 2021 года: как писать служебную записку

    Служебная записка по госту 2021 скачать

    — Организация бизнеса — Кадры — Документы — Как написать служебную записку: образец Существует ряд документов, посредством которых осуществляется коммуникация подразделений компании.

    Один из них – это служебная записка, призванная обеспечивать горизонтальную связь между структурными единицами бизнес-субъекта. Как правило, она составляется в электронном или бумажном виде и направляется коллегам или руководителям соседнего отдела.

    Ее необходимо хранить в архиве организации пять и более лет. При необходимости этот срок может быть увеличен.

    Служебная записка – что это, отличия от других документов, структура

    Служебная записка отличается от докладной тем, что она обеспечивает горизонтальную связь между сотрудниками и подразделениями. Докладная, как правило, направляется вышестоящему лицу. Она может быть составлена, например, сотрудником компании и отправлена ее руководителю. Служебная же записка направляется лицу или организации, имеющим подобный статус.

    По своей структуре эти виды записок очень похожи, разница только в адресате и в информации. Например, служебную записку обычно отправляют с целью проинформировать о чем-либо сотрудников организации.

    Есть также разница между служебной запиской и объяснительной. Вторая пишется на имя руководителя организации, содержит причины написания и их пояснения.

    Несмотря на то, что нет единого образца оформления записок, актуального для всех без исключений организаций, существует перечень данных, которые обязательно должны содержаться в них:

    • Фамилия, инициалы, должность адресата.
    • Полное название структурного подразделения, в котором числится автор записки.
    • Фамилия, инициалы, должность автора.
    • Полное название документа.
    • Дата составления документа.
    • Заголовок.
    • Внутренний регистрационный номер записки.
    • Текстовая часть, где в полной мере изложена вся информация касательно того или иного вопроса, с целью обсуждения и решения которого составлялась записка.
    • Отметка о наличии приложений и их перечисление.
    • Подпись того, кто составил записку.
    • Расшифровка подписи.
    • Отметка об исполнителе.
    • Виза. Ставить ее обязан руководитель подразделения, которому адресуется документ.

    Есть несколько особенностей, которые нужно учитывать при оформлении данного документа:

    • Служебная записка может быть направлена сразу в несколько структурных подразделений. Они все должны быть прописаны как адресаты документа.
    • Основной текст должен быть от первого лица.

    Записка состоит из трех частей – преамбулы, основной части и заключения.

    Преамбула может быть краткой или развернутой, должна плавно подводить читателя к сути вопроса. В ней могут содержаться ссылки на те или иные факты или документы, которые послужили поводом для написания служебной записки.

    Объем основной части зависит от целей, с которыми отправляется записка. Ее функция – обратить внимание читателя на вопрос или проблему, убедить в необходимости действовать в определенном направлении.

    В основной части должны содержаться факты касательно обсуждаемого вопроса. Данная часть наиболее полно раскрывает суть служебной записки. Здесь нужно упомянуть о наличии приложений, если они есть.

    В заключительной части могут содержаться предложения касательно решения того или иного вопроса, просьбы и т.д. Они должны носить рекомендательный характер. Автор записки не должен пытаться навязать сотруднику или руководителю подразделения свое мнение.

    Скачать образец служебной записки

    Кто может писать и для чего нужна служебная записка

    Составить и отправить документ может любой работник компании, который столкнулся с той или иной проблемой в ходе своей работы.

    Цели отправки служебной записки:

    • Уведомление коллег или руководителя о возникшей в компании проблеме.
    • Побуждение к ее устранению.
    • Внесение своих предложений и рекомендаций касательно решения обозначенной в записке проблемы.

    Служебные записки нужны для делового обмена информацией внутри компании. С их помощью руководители и сотрудники уведомляют друг друга о тех или иных проблемах, событиях, нуждах организации.

    Эти документы помогают избежать простоев в работе, возникающих между компаниями недоразумений и дезинформации.

    Виды служебных записок

    По своему содержанию служебные записки подразделяются на несколько типов:

    • Сопроводительные. В них поясняется содержание документов, вместе с которыми они отправляются.
    • Информационные. В этих записках содержится запрос тех или иных сведений и предоставление необходимых данных.
    • Уведомительные. Текст данных документов должен сообщать о событии, которое уже произошло или должно произойти.
    • Поясняющие. В этих записках всегда содержатся рабочие инструкции.

    Существует также еще одна классификация, согласно которой служебные записки могут быть:

    • На увольнение сотрудника. В этой записке работник подразделения может порекомендовать уволить другого работника. При составлении этого документа обязательно должны быть указаны причины для увольнения.
    • На совмещение сотрудником двух и более должностей. Такую записку можно написать в случае, если в компании есть вакансия, которую может занять один из работников организации. Руководитель может предоставить такую возможность, если будет уверен, что сотрудник сможет занимать одновременно две должности.
    • На получение нового оборудования. Эту записку должен составить руководитель отдела, которому требуется новая техника для работы. В тексте документа необходимо обозначить количество требуемого оборудования. Также эту записку можно составить, если та или иная техника, принадлежащая отделу, нуждается в ремонте.
    • На премирование. В основном тексте этой записки должно быть указано, кому, в каком количестве и за что полагается премия.
    • На приобретение. Такой документ составляется при необходимости покупки мебели, оборудования, канцелярии и т.д. В записке должно быть четко указано, что требуется и в каких количествах.
    • На замену инвентаря. В документе должен быть перечислен инвентарь, который нужно заменить, а также причины для его замены.
    • На направление одного или нескольких сотрудников в командировку. В записке обязательно должна присутствовать цель поездки.
    • О допущенных сотрудником нарушениях своих рабочих обязанностей.
    • На повышение сотрудника в должности. В записке обязательно должна быть указана причина повышения.
    • О поломке оборудования. В тексте документа нужно указать, какое именно оборудование сломалось и какого типа неисправность была обнаружена.
    • О передаче или непредоставлении документов. Здесь должно присутствовать полное наименование документа и сроки, в которые он должен быть передан.

    Если сотрудник пишет служебную записку своему коллеге, в ней может содержаться информация:

    • О предложениях корректировки рабочего процесса.
    • Об изменении графика работы конкретного сотрудника или всего отдела.
    • Об изменениях в составе необходимых для работы данных.
    • О факте, который, по мнению автора записки, имеет значение для работы получателя записки.

    Основные правила оформления

    Существует несколько правил, которые необходимо учитывать при оформлении служебной записки:

    • В заголовке должна отражаться основная суть содержащейся в документе информации.
    • Писать служебные записки можно только на светлой бумаге формата А4 и А5.
    • Коммерческие организации для оформления записок могут использовать собственные бланки.
    • Основная информация должна быть изложена в максимально четкой и лаконичной форме. Недопустима излишняя детализация информации или, наоборот, сокрытие важных данных.
    • В записке не должно быть орфографических, пунктуационных, стилистических, логических, речевых и фактических ошибок.
    • В тексте не должна присутствовать эмоциональная лексика.
    • Записка обязательно должна иметь так называемую “шапку”, где содержатся данные об адресате документа.
    • Разрешается отправить записку в электронном варианте.

    Не существует четких требований, согласно которым должны составляться все служебные записки. Конкретные правила их написания могут отличаться в разных организациях, но есть пункты, которых придерживаются руководители всех компаний.

    Алгоритм составления служебной записки

    Составить ее не сложно, но необходимо знать, как это делать. Существует определенный алгоритм, которого нужно придерживаться, чтобы не сделать ошибок в документе. Автор записки должен:

    • Создать служебку.
    • Согласовать ее цели и содержание с руководителем и остальными работниками, которые могут быть в этом заинтересованы.
    • Отправить записку на рассмотрение.
    • Дождаться ознакомления адресата записки с ее содержанием и вынесения решения по обозначенному в тексте документа вопросу.
    • Дождаться уведомления о результате.

    Для правильного составления документа лучше воспользоваться примером служебной записки, который должен содержаться в системе документооборота компании.

    Что такое электронные служебные записки

    Электронная служебная записка – это уведомляющий документ, составленный и отправленный в электронном виде. Внутренняя политика некоторых организаций разрешает обмениваться информацией и деловой документацией по сети с использованием информационных технологий. Это значительно упрощает работу компании, сокращает расход бумаги и уменьшает срок рассмотрения входящей документации.

    Порядок заполнения электронной служебной записки мало чем отличается от порядка заполнения бумажной версии. Однако, в электронном варианте документа не указывается ФИО адресата. Указать его можно в случае, если записка адресуется конкретному сотруднику. Подпись на записке всегда ставится автоматически.

    При отправлении деловой документации в электронном виде нужно запросить получение уведомления о прочтении письма адресатом. Это может доказать, что автор записки действительно отправил ее.

    Заключение

    Служебная записка – это важный деловой документ, позволяющий решить множество вопросов. Она обеспечивает вертикальную связь между подразделениями и сотрудниками организации. Существуют определенные правила, которые нужно соблюдать для того, чтобы документ считался действительным.

    Конкретный пример того, как пишется та или иная служебная записка зависит от типа документа. Составляется такая записка после согласования с другими сотрудниками организации и руководителем подразделения.

    Для того, чтобы правильно ее составить, необходимо воспользоваться образцом, который можно легко найти в интернете. С помощью такого документа можно вынести на обсуждение и решить разные проблемы организационного характера.

    Этот документ позволяет сотрудникам принимать активное участие в жизни компании и подавать идеи касательно того, как усовершенствовать процесс работы. Такие записки обеспечивают и налаживают обратную связь между руководством организации и сотрудниками.

    Такие записки необходимы для обеспечения правильной работы компании. Записками могут обмениваться не только сотрудники с руководством, но и подразделения, работающие в рамках одной организации. (37 голос., 4,50 из 5)
    Загрузка…

    Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-obrazets.html

    Служебная записка – Как правильно написать служебную записку в 2021 году

    Служебная записка по госту 2021 скачать

    Данный документ составляется тогда, когда устное общение не решает проблемы и заявку нужно выразить письменно. Целью написания такого бланка является объяснение и согласование аспектов насущных вопросов внутри компании, которые касаются взаимоотношений сотрудников одного подразделения с сотрудниками другого.

    Служебная записка – это вспомогательный документ, который не регламентируется ОКУД. Вот почему информация в этих документах не отражается в приказах и распоряжениях.

    Что это такое?

    По сути служебный бланк является средством деловой переписки в середине компании, между работниками разных подразделений, у которых разные руководители.

    Если же работник написал записку вышестоящему начальнику, то это уже докладная. Оформление записки не регламентируется ни стандартами, ни ГОСТами.

    Она составляется произвольно и отражает суть решения того или иного вопроса для улучшения взаимоотношений внутри компании.

    Оформление служебной записки

    Предложим пример составления обыкновенной служебной записки. Как, выше говорилось, стандартного бланка такого документа не существует. Тем не менее к оформлению документа рекомендуются общепринятые правила, среди которых можно отметить следующее:

    1. В верху в правом углу листа отображается адресат записки. Рекомендуется написать должность человека, к которому написано обращение и Ф.И.О.
    2. Ниже пишется номер записки и название.
    3. Затем раскрывается суть проблемы, которую необходимо разрешить в компании в структуре своих обязанностей. Здесь может быть описана ситуация, с которой сотрудник сам не способен справиться и для этого нужна помощь других сотрудников или предоставлена заявка для подключения какого-либо устройства, расположенного в смежном отделе и т.д.
    4. В дальнейшем описании нужно сделать предложения для решения сложившегося положения, либо автор документа рекомендует выполнение действий должностным работником, которому подана заявка.
    5. Внизу записки пишется должность автора, отправившего записку и Ф.И.О.

    Вот так составляется ориентировочный шаблон служебного бланка, которым можно воспользоваться при необходимости каждому работнику.

    Как правильно написать служебную записку

    Выше была рассмотрена структура оформления служебного бланка. А теперь рассмотрим, а как же написать данный документ правильно. О чем нужно писать, и чего отображать нельзя.

    Мы уже говорили, что форма составления записки произвольная, однако какие-то устные правила по ее оформлению все-таки существуют.

    • Во-первых, записка должна быть написана грамотно, в деловом стиле и без ошибок. Так, при заполнении правого угла документа с обращением к вышестоящему органу (Ф.И.О. и должность пишется в дательном падеже).
    • Во-вторых, в названии записки в кратком стиле обозначается тема или заголовок в именительном падеже, и здесь же ставиться дата и ее номер.
    • Далее, в описании сути документа отображается ситуация и излагается конкретная просьба, либо предлагаются решения автора для устранения проблемы.
    • Должность автора и Ф.И.О. пишется в именительном падеже. Документ подписывается автором, а при необходимости и заинтересованными сотрудниками.
    • В описании необходимо не употреблять лишние фразы, сложные обороты речи. Суть проблемы нужно описывать кратко и по-деловому.
    • Учитывая, что в документе отображается порядковый номер, следовательно, такие обращения должны регистрироваться в заведенных журналах.
    • Для унификации образца служебных документов, каждая компания, как правило разрабатывает свой образец документа. При этом достаточно ориентироваться на стандарты РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

    В некоторых компаниях, для облегчения составления подобных обращений, создается приказ руководителя с инструкцией по оформлению служебных записок, с указанием общих правил по составлению различных записок (служебной, докладной, объяснительной), с приложением образцов бланков.

    Особенно актуально это, если документооборот в компании компьютеризирован, где журнал регистраций, служебные бланки и готовые документы содержаться в отдельных каталогах, с доступом всех заинтересованных пользователей по локальной сети.

    Образец и пример написания служебной записки

    Как уже отмечалось, некоторые предприятия для облегчения составления служебных записок, оформляют образцы бланков приказом руководителя. Таким образом, сотрудникам не нужно искать, как написать такой документ. Достаточно обратиться к секретарю, у которого должны быть образцы таких документов, у него же, как правило, находиться и журнал регистрации.

    Ниже приводится пример составления служебной записки на листе А4, с придуманным субъектом, к которому обращается автор документа и произвольной сутью созданной проблемы.

    Директору ОАО «Рога и Копыта»

    Алексееву Арсению Сидоровичу

    г. Челябинск 14 июня 2021 года

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

    С 12 июня 2021 года в мартеновском цехе завода вышла из строя плавильная печь. Для устранения неисправности необходимо закупить запасные детали согласно представленного списка, который прилагается к данному документу. Общая стоимость запасных частей и монтажных работ по ликвидации неисправности составляет 17905 (семнадцать тысяч девятьсот пять рублей 00 копеек).

    Лимит фонда по обслуживанию и ремонту оборудования исчерпан, а необходимые запасные части отсутствуют. Для недопущения остановки цеха, прошу:

    Выделить предлагаемую денежную сумму и направить ремонтную бригаду для устранения неисправности.

    С уважением, начальник горячего цеха

    Сидоров Валерий Викторович  (подпись).

    А вот таким может быть другой образец служебного обращения, который представлен ниже

    Образец служебного обращения

    Особенности электронного документооборота

    Сегодня, любая современная компания использует документы общего характера, так как исполняет функции, требуемые для оперативного функционирования компании, обеспечивая взаимодействие, как с сотрудниками, так и с государственными органами.

    Таким образом, электронный документооборот, внедренный в современной компании, обеспечивает реализацию следующих функций:

    Коммуникативные.

    Для исполнения данных опций применяются процедуры контроля входящих и исходящих писем, автоматизируя взаимодействие с различными учреждениями, государственными органами, обращениями граждан, не являющихся сотрудниками компании и служебные записки.

    Данные опции предназначаются для автоматического упорядочивания документооборота компании и обеспечивают делопроизводство, оперативно решая вопросы управления, формирования и распределения служебной документации – описи, титульного бланка и т.д.

    Управленческие. К этому классу опций можно отнести 2 группы управления документацией:

    Первая, – оформление и складирование нормативных документов

    Вторая, – управление распорядительными документами и дисциплина исполнения.

    При этом не надо забывать о том, что, отправляя документ по E-mail нужно установить опцию об уведомлении прочтения получателем отправленного бланка. Для этого необходимо установить «птичку» в соответствующем поле. Данная опция обеспечит доказательство отправки служебного документа должностному работнику.

    Сегодня, в период тотальной компьютеризации во всем мире, многие учреждения переходят к обмену информацией с использованием электронной связи.

    При использовании электронной почты, намного облегчается электронный документооборот, в том числе и отправка служебных записок.

    Электронный документооборот внутри компании обладает рядом преимуществ и в первую очередь оперативностью реагирования на обращения работников.

    Как же оформить служебный бланк в электронном виде? Да, практически, так же, как и на простом листе А4. Документ не обладает принципиальными различиями от классического стиля на листе бумаги. Шаблон электронного документа почти не отличается от представленного выше образца.

    Единственным отличием электронного бланка является то, что не требуется указания получателя. В электронной записке в поле «Адрес» нужно указать имя получателя. Если в подразделении зарегистрирован только одна электронная почта, то в поле «Тема» нужно отобразить получателя (Ф.И.О. должностного сотрудника, которому отправляется документ).

    При этом, как правило, с применением электронной почты уже прикреплена подпись, которая автоматически прикрепляется к тексту. Это обеспечивает экономию времени на составление служебного бланка.

    На этом особенности электронного документооборота заканчиваются.

    Источник: https://DocInfo.net/sluzhebnaya-zapiska/

    Все о правах
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: