Служебная записка где пишется согласовано

Служебная записка — назначение и пример написания

По своей сути служебная записка ‒ инструмент деловой корреспонденции внутри организации, между сотрудниками, не находящимися в подчинении друг у друга. В том случае, если сотрудник пишет записку вышестоящему лицу, она будет называться не служебной, а докладной.

Цель записки – объяснить и согласовать аспекты деловых вопросов касательно работы сотрудника или отдела, и связанных с работой другого сотрудника или отдела. Записка пишется в тех случаях, когда устного общения недостаточно и просьбу необходимо задокументировать.

Следует заметить, что служебная записка является только вспомогательным документом, не регламентированным ОКУД. Поэтому вся информация в служебных записках не содержит приказов и распоряжений.

Как правильно написать служебную записку?

Форма написания свободная. Тем не менее, как и в любом документе, необходимо соблюдать общие правила составления документов, а именно указать:

• кому предназначается (Ф.И.О. в дательном падеже и должность);
• наименование документа, дата, номер записки;
• краткую тему записки или заголовок;
• в «теле» записки описывается сложившаяся ситуация и конкретизируется просьба, либо излагаются действия составителя в связи с ситуацией;
• должность составителя, его подпись и Ф.И.О., иногда необходимы также подписи заинтересованных лиц.

Желательно избегать в записке лишних слов, сложных речевых оборотов. Необходимо по существу излагать суть проблемы или ситуации, по возможности сделать это кратко. Поскольку в записке указывается ее порядковый номер, логично, что такие записки регистрируются в специальном журнале. Оформление «шапки» может быть центральным или угловым (привязанным к краю документа).

[attention type=green]Во избежание различных вариантов на каждом предприятии разрабатывают свой бланк служебной записки. При этом можно руководствоваться правилами РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».[/attention]

Работникам легче будет составлять документы, если в наличии имеется утвержденная приказом руководителя инструкция по оформлению и с общими указаниями по написанию различного рода записок (докладной, служебной, объяснительной).

Идеальный вариант – рядом с такой инструкцией разместить образцы написания и/или предоставить сотрудникам готовые бланки.

Для предприятий, документооборот которых в значительной степени компьютеризирован, журнал регистраций, бланки записок и готовые документы могут храниться в отдельной папке, доступной по локальной сети всем заинтересованным пользователям.

[blockquote_gray»]Возможно, вам так же будет интересно узнать более подробно о составлении анкеты при приеме на работу. Об этом можно прочитать здесь.

А так же полезная информация о доверенности на право подписи, с примерами их написания.[/blockquote_gray]

Образец написания служебной записки

Отдел автоматизации
Начальнику отдела продаж

 ООО «АДА» И. Н. Славянскому

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

04.04.15 № 3-4/8

Об информировании пользователей ПК

Во вторник 7 апреля 2021 г. будет производиться установка нового программного обеспечения. Просим вас уведомить менеджеров о необходимости перенести всю рабочую информацию на съемные носители во избежание ее потери в процессе переустановки.

Начальник отдела автоматизации  (подпись)
А. П. Вениаминов

[attention type=yellow]Пример написания служебной записки — скачать.[/attention]

Служебная записка – пустая формальность?

Безусловно, для маленького предприятия служебная записка может быть излишней формальностью, отнимающей время и силы. Но в большой организации, где множество работников, есть отделы, служебная записка может оказаться кстати. В таком случае служебная записка будет исполнять роль письменного напоминания о необходимых взаимодействиях между отделами.

[attention type=green]В крупных структурах халатность при составлении служебной записки или пренебрежение ее составлением может обернуться лишней тратой времени на выяснение каких-либо обстоятельств, поиска виновных в возникновении проблем, несогласованностью в работе отделов.[/attention]

Чтобы представить наглядно необходимость правильного отношения к служебной документации, представим себе следующую ситуацию. В связи с каким-либо праздником хозяйственный отдел назначает дополнительный рабочий день своим работникам для своевременной уборки территории.

Если не уведомить об этом работников отдела охраны, может возникнуть недоразумение. Работников просто не пропустят на проходной, поскольку отдел охраны ничего не знает о мероприятиях в связи с праздником.

Вопросы о служебных записках

1. Как составить служебную записку, чтобы убедить директора финансировать покупку компьютера (подписку на бухгалтерский журнал) и т. д.?

Обращение к директору не является коммуникацией по горизонтали, и поэтому такая записка не будет считаться служебной. Обращение к начальнику – докладная записка.

1. Какой формат листа используется для служебных записок?

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы оформляются на листах формата А4.

1. Правильно ли на служебной записке ставить гриф «утверждаю»?

Нет. Служебная записка – это способ коммуникации между подразделениями. Ответ на вопрос или предложение служебной записки оформляется как ответная служебная записка. При этом в шапке ответа указывается номер той записки, на которую составлен ответ.

Источник: https://wearpro.ru/biblioteka/slujebnaya-zapiska-primer-napisaniya.html

Служебная записка где пишется согласовано

Система управляет маршрутом документа автоматически, присваивая ему необходимый статус и регламентируя права доступа к нему.

Что касается внутренней документации, к которой относятся различные служебки, электронный документооборот для них состоит из следующих этапов:

• Формирование проекта;
• Согласование;
• Регистрация;
• Рассмотрение адресатом;
• Формирование резолюции получателем;
• Контроль исполнения поручений;
• Формирование ответа составителю;
• Архивное хранение;

Для каждого внутреннего документа в системе создается карточка, служащая аналогом записи в регистрационном журнале. Она содержит информацию о составителе и адресате, заголовок, дату создания, регистрационные данные, примечания о содержании.

При необходимости, электронное письмо всегда можно перевести в бумажный формат.

Внимание В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня.

К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников.

Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему.

Несмотря на это, при написании следует учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003. Оформление служебной записки по ГОСТу, образец которой показан выше, требует наличия следующих реквизитов:

бумага должна содержать «шапку».
В ней указывается, кому она адресована (должность и ФИО сотрудника в дательном падеже);

далее указывается наименование документа;

вносится дата составления и номер документа;

в заголовке к тексту указывается предмет СЗ;

описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется служебная записка: “Довожу до вашего сведения…”, далее текст служебной записки должен содержать конкретную просьбу;

ниже указывается должность и ФИО составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию.

Служебная записка где пишется согласовано или согласованно

ГУ-ВШЭ и распространяются на все служебные записки, инициируемые в ГУ-ВШЭ.

2. Оформление служебной записки

2.1. Все служебные записки, которые создаются сотрудниками в ГУ-ВШЭ, оформляются в соответствии с шаблоном, расположенном на сайте Управления делами.

В служебной записке обязательными реквизитами являются:

— наименование подразделения, оформляющего служебную записку;

— заголовок к тексту с кратким содержанием и целью создания служебной записки;

— адресат[1] (далее — Адресат), его должность, инициалы и фамилия в дательном падеже;

— наличие приложений, если таковые имеются;

— наименование должности автора[2] служебной записки (далее – Автор), ее расшифровка (инициалы и фамилия);

— инициалы, фамилия инициатора[3] (далее — Инициатор) служебной записки и его телефон.

2.2.

То есть, не бездействовал.

Виды служебных записок

Рассмотрим основные виды служебных писем:

о запросе информации;

о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей.

о премировании сотрудников.

Кроме того, СЗ может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В СЗ могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Правила составления

Главное правило, которого необходимо придерживаться при ее составлении — краткость.
В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст СЗ не должен занимать более 6-7 строк.

Письмо заканчивают словами: «Считаю… Бизнес в России с нуля! Материалы Составление служебной записки по образцу

• Причины написания и правила оформления служебной записки v
• Требования к оформлению служебной записки v
• Кто может написать служебную записку v
• Электронный документооборот v
• Порядок рассмотрения служебной записки v
• Пример написания служебной записки v
• Отступы v
• Задайте вопрос юристу бесплатная консультация v

Причины написания и правила оформления служебной записки Для решения различных производственных и организационных вопросов существует внутренняя служебная переписка. В процессе ведения документации составляются различные служебные записки.
Это могут быть также объяснительные записки, докладные, распоряжение и т.

Информация, изложенная в преамбуле, может быть краткой или развернутой. Преамбула плавно подводит к основной части.

Размер основной части варьируется в зависимости от целей, излагаемых в служебной записке, и может представлять собой несколько строк или несколько страниц печатного текста.

цель основной части – разъяснить, убедить, побудить к действию, то есть добиться результата.
Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание служебной записки. Основная часть включает наибольшее количество фактического материала, который должен не только информировать, но и убеждать. Там же необходимо упомянуть приложения, если таковые имеются.

Заключительная, или резюмирующая, часть служебной записки – своеобразный итог, который подтверждает вышеизложенное, содержит выводы, просьбы, конкретные предложения по решению вопроса.

Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Электронные докладные. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы. Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на докладные.

ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо включить следующие реквизиты (Пример 2):

03 – «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;

08 – «Наименование организации»;

10 – «Наименование вида документа»;

11 – «Дата документа»;

12 – «Регистрационный номер документа»;

13 – «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (при ответе);

14 – «Место составления или издания документа»;

15 – «Адресат» (наименование структурного подразделения и должности работника, которому направляется служебная записка);

18 – «Заголовок к тексту»;

20 – «Текст документа»;

21 – «Отметка о наличии приложения»;

22 – «Подпись»;

27 – «Отметка об исполнителе».

Нюансы оформления реквизитов

в частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. в таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию.
Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.

Источник: https://juristmsk.com/sluzhebnaya-zapiska-gde-pishetsya-soglasovano/

В чем разница? служебные, докладные и объяснительные записки

Деловая переписка в любом варианте — электронном или бумажном — является неотъемлемой частью рабочего процесса.

На практике многие сталкиваются с трудностями при написании деловых записок, в частности, когда какая записка пишется и как ее правильно составить.

Часто любые служебные записки воспринимаются работниками в негативном ключе. До сих пор считается, что написание записки повлечет за собой какие-либо дисциплинарные взыскания.

На самом деле это не так. Каждый вид деловой записки имеет разную цель составления и адресата.

Давайте посмотрим, какие виды деловых записок есть, чем они отличаются и как правильно их составлять.

Чем отличаются служебная, докладная и объяснительная записка

Докладная записка

Докладная записка — информационное сообщение о текущей рабочей ситуации, завершенной задаче или факте, которое включает мнение автора, его рекомендации или предложения и вывод.

Кому пишется: вышестоящему лицу. Например, работник пишет докладную руководителю направления, начальник подразделения — руководителю компании, директор филиала составляет записку начальнику головного офиса.

Когда пишется: при необходимости донести какие-либо сведения до начальства, чтобы руководство предприняло шаги для решения проблемы, изложенной в сообщении.

Официально выделяют три типа докладных записок по цели сообщения:

• Инициативные — сообщается предложение по решению проблемы, подтвержденное фактами. Суть в том, чтобы убедить получателя принять решение, предложение, изложенное в письме. Например, вы просите руководство повысить сотрудника или ввести новые методы работы и пр.
• Информативные — составляются для донесения до руководства деталей работы над проектом или об итогах работы.
• Отчетные — отчет вышестоящему коллеги о проделанной работе.

Докладная записка внесена в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) и является официальным управленческим документом. Потому такие записки имеют определенные правила составления. Часто в компаниях пользуются шаблонами при оформлении записки, что упрощает работу и коммуникацию внутри компании.

Что писать в содержании:Cтруктуру смысловой части можно разделить на 3:1 часть — описывают причины и мотивы, побудившие написать докладную.2 часть — разбирается ситуация и предлагаются пути решения.

3 часть — высказывается четкое мнение о теме письма и просьба принять соответствующее решение.

Важно четко обозначить просьбу в тексте, то есть то, чего вы хотите добиться с помощью этой записки.

Пример докладной записки

Служебная записка

Этот вид делового письма часто относят к разновидности докладной. Официального определения нет. Служебная записка не включена в список информационно-справочной документации ОКУДа. На практике все иначе. Служебная записка наряду с объяснительной наиболее популярный вид в деловом письме.

Служебная записка — это сообщение для взаимодействия внутри компании между сотрудниками, которые не подчиняются друг другу, то есть находятся на одном уровне в управленческой системе компании. Цель служебной записки — ускорить коммуникацию между подразделениями одной организации.

Кому пишется: коллеге или руководителю из соседнего отдела, подразделения. Начальник отдела продаж пишет «служебку» руководителю отдела маркетинга, работник составляет служебное письмо другому сотруднику предприятия.

Когда пишется: когда нужно получить информацию, инструкцию, сообщить новые сведения другому отделу.

Что писать в содержании: здесь нет строгих требований к смысловому содержанию. Текст должен быть лаконичным и понятным. Потому многие компании самостоятельно прорабатывают и закрепляют требования к составлению служебной записки в официальной документации организации.

В тексте сообщения пишется о причинах, мотивах его составления и раскрываются просьбы или предложения. По структуре схоже с докладной запиской. Различие — в адресате.

Например, нужно сообщить о ремонте серверов в IT-отделе. Ответственный за поиск ремонтников пишет на начальнику IT-отдела служебную записку с просьбой допустить до ремонта серверов таких-то людей.

Или, бухгалтер составляет служебное письмо для оповещения отделов компании о смене реквизитов банка.

Служебная записка всегда направлена на решение какой-либо ситуации или информирование сотрудников.

Образец служебной записки

Объяснительная записка

Объяснительная записка — короткое письмо, объясняющее причины случившейся ситуации или факта. Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания. Руководство компании вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо «наказание».

Кому пишется: руководителю.

Что писать: структура письма состоит из 2-х смысловых блоков. В первом описывают причины написания объяснительной, во втором — объясняют их.

Объяснительные записки — это ответ на реакцию, претензию со стороны руководства. Например, за опоздание, невыполнение задания или как объяснение сложившейся внештатной ситуации (ДТП с участием служебного автомобиля, кража имущества или офисной техники и пр.).

Образец объяснительной записки

Как оформлять записки

Деловые записки еще разделяют на внутренние и внешние. Докладная записка может быть составлена для взаимодействия с внешними структурами. Служебной и объяснительной пользуются только для внутренней связи между отделами и сотрудниками. Внешние записки оформляются на официальном бланке компании, для внутренних можно использовать бумагу формата А4.

Структура письменного сообщения выглядит практически одинаково. Вот какие элементы должны быть указаны в записке:

• Адресат (Название компании, ФИО, должность начальника)
• Название документа («докладная записка», «объяснительная записка», «служебная»)
• Смысловой блок ( причина составления, предложения, вывод)
• Дата написания
• ФИО, должность составителя, его подпись.

В чем разница?

Для наглядности отличий между видами записок, мы составили таблицу.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/v-chem-raznica-slujebnye-dokladnye-i-obiasnitelnye-zapiski-5c78ebcba71ea800b38e6103

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

• были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
• необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
• кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
• появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
• необходимо отправить кого-то в командировку;
• требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
• любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

• запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
• сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
• сообщение о направлении в командировку;
• предложение о дополнительном премировании;
• информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”.

То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

• наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
• название документа;
• текст — что необходимо сообщить руководству;
• дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

ДиректоруООО «Домострой»Семину И.Г.от начальника отдела продаж ООО «Домострой»Настиной И.А.Служебная записка 05.04.2021 № 4 г. Санкт-Петербург Об увеличении премиального вознаграждения Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2021 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение. Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Источник: https://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

Образец служебной записки 2021 года: как писать служебную записку

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Как написать служебную записку: образец Существует ряд документов, посредством которых осуществляется коммуникация подразделений компании.

Один из них – это служебная записка, призванная обеспечивать горизонтальную связь между структурными единицами бизнес-субъекта. Как правило, она составляется в электронном или бумажном виде и направляется коллегам или руководителям соседнего отдела.

Ее необходимо хранить в архиве организации пять и более лет. При необходимости этот срок может быть увеличен.

Служебная записка – что это, отличия от других документов, структура

Служебная записка отличается от докладной тем, что она обеспечивает горизонтальную связь между сотрудниками и подразделениями. Докладная, как правило, направляется вышестоящему лицу. Она может быть составлена, например, сотрудником компании и отправлена ее руководителю. Служебная же записка направляется лицу или организации, имеющим подобный статус.

По своей структуре эти виды записок очень похожи, разница только в адресате и в информации. Например, служебную записку обычно отправляют с целью проинформировать о чем-либо сотрудников организации.

Есть также разница между служебной запиской и объяснительной. Вторая пишется на имя руководителя организации, содержит причины написания и их пояснения.

Несмотря на то, что нет единого образца оформления записок, актуального для всех без исключений организаций, существует перечень данных, которые обязательно должны содержаться в них:

• Фамилия, инициалы, должность адресата.
• Полное название структурного подразделения, в котором числится автор записки.
• Фамилия, инициалы, должность автора.
• Полное название документа.
• Дата составления документа.
• Заголовок.
• Внутренний регистрационный номер записки.
• Текстовая часть, где в полной мере изложена вся информация касательно того или иного вопроса, с целью обсуждения и решения которого составлялась записка.
• Отметка о наличии приложений и их перечисление.
• Подпись того, кто составил записку.
• Расшифровка подписи.
• Отметка об исполнителе.
• Виза. Ставить ее обязан руководитель подразделения, которому адресуется документ.

Есть несколько особенностей, которые нужно учитывать при оформлении данного документа:

• Служебная записка может быть направлена сразу в несколько структурных подразделений. Они все должны быть прописаны как адресаты документа.
• Основной текст должен быть от первого лица.

Записка состоит из трех частей – преамбулы, основной части и заключения.

Преамбула может быть краткой или развернутой, должна плавно подводить читателя к сути вопроса. В ней могут содержаться ссылки на те или иные факты или документы, которые послужили поводом для написания служебной записки.

Объем основной части зависит от целей, с которыми отправляется записка. Ее функция – обратить внимание читателя на вопрос или проблему, убедить в необходимости действовать в определенном направлении.

В основной части должны содержаться факты касательно обсуждаемого вопроса. Данная часть наиболее полно раскрывает суть служебной записки. Здесь нужно упомянуть о наличии приложений, если они есть.

В заключительной части могут содержаться предложения касательно решения того или иного вопроса, просьбы и т.д. Они должны носить рекомендательный характер. Автор записки не должен пытаться навязать сотруднику или руководителю подразделения свое мнение.

Скачать образец служебной записки

Кто может писать и для чего нужна служебная записка

Составить и отправить документ может любой работник компании, который столкнулся с той или иной проблемой в ходе своей работы.

Цели отправки служебной записки:

• Уведомление коллег или руководителя о возникшей в компании проблеме.
• Побуждение к ее устранению.
• Внесение своих предложений и рекомендаций касательно решения обозначенной в записке проблемы.

Служебные записки нужны для делового обмена информацией внутри компании. С их помощью руководители и сотрудники уведомляют друг друга о тех или иных проблемах, событиях, нуждах организации.

Эти документы помогают избежать простоев в работе, возникающих между компаниями недоразумений и дезинформации.

Основные правила оформления

Существует несколько правил, которые необходимо учитывать при оформлении служебной записки:

• В заголовке должна отражаться основная суть содержащейся в документе информации.
• Писать служебные записки можно только на светлой бумаге формата А4 и А5.
• Коммерческие организации для оформления записок могут использовать собственные бланки.
• Основная информация должна быть изложена в максимально четкой и лаконичной форме. Недопустима излишняя детализация информации или, наоборот, сокрытие важных данных.
• В записке не должно быть орфографических, пунктуационных, стилистических, логических, речевых и фактических ошибок.
• В тексте не должна присутствовать эмоциональная лексика.
• Записка обязательно должна иметь так называемую “шапку”, где содержатся данные об адресате документа.
• Разрешается отправить записку в электронном варианте.

Не существует четких требований, согласно которым должны составляться все служебные записки. Конкретные правила их написания могут отличаться в разных организациях, но есть пункты, которых придерживаются руководители всех компаний.

Алгоритм составления служебной записки

Составить ее не сложно, но необходимо знать, как это делать. Существует определенный алгоритм, которого нужно придерживаться, чтобы не сделать ошибок в документе. Автор записки должен:

• Создать служебку.
• Согласовать ее цели и содержание с руководителем и остальными работниками, которые могут быть в этом заинтересованы.
• Отправить записку на рассмотрение.
• Дождаться ознакомления адресата записки с ее содержанием и вынесения решения по обозначенному в тексте документа вопросу.
• Дождаться уведомления о результате.

Для правильного составления документа лучше воспользоваться примером служебной записки, который должен содержаться в системе документооборота компании.

Что такое электронные служебные записки

Электронная служебная записка – это уведомляющий документ, составленный и отправленный в электронном виде. Внутренняя политика некоторых организаций разрешает обмениваться информацией и деловой документацией по сети с использованием информационных технологий. Это значительно упрощает работу компании, сокращает расход бумаги и уменьшает срок рассмотрения входящей документации.

Порядок заполнения электронной служебной записки мало чем отличается от порядка заполнения бумажной версии. Однако, в электронном варианте документа не указывается ФИО адресата. Указать его можно в случае, если записка адресуется конкретному сотруднику. Подпись на записке всегда ставится автоматически.

При отправлении деловой документации в электронном виде нужно запросить получение уведомления о прочтении письма адресатом. Это может доказать, что автор записки действительно отправил ее.

Заключение

Служебная записка – это важный деловой документ, позволяющий решить множество вопросов. Она обеспечивает вертикальную связь между подразделениями и сотрудниками организации. Существуют определенные правила, которые нужно соблюдать для того, чтобы документ считался действительным.

Конкретный пример того, как пишется та или иная служебная записка зависит от типа документа. Составляется такая записка после согласования с другими сотрудниками организации и руководителем подразделения.

Для того, чтобы правильно ее составить, необходимо воспользоваться образцом, который можно легко найти в интернете. С помощью такого документа можно вынести на обсуждение и решить разные проблемы организационного характера.

Этот документ позволяет сотрудникам принимать активное участие в жизни компании и подавать идеи касательно того, как усовершенствовать процесс работы. Такие записки обеспечивают и налаживают обратную связь между руководством организации и сотрудниками.

Такие записки необходимы для обеспечения правильной работы компании. Записками могут обмениваться не только сотрудники с руководством, но и подразделения, работающие в рамках одной организации. (37 голос., 4,50 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-obrazets.html