Сколько лет хранятся накладные в бухгалтерии

Содержание
  1. Срок и порядок хранения бухгалтерских документов: в организации, в бухгалтерии, сколько лет можно хранить
  2. Сроки хранения бухгалтерских документов
  3. В организации
  4. В бухгалтерии
  5. Электронных
  6. Документы ООО
  7. Порядок хранения бухгалтерских документов
  8. Хранение первичных документов: сроки, штрафы, уничтожение
  9. Обязательно ли во всех случаях переводить бумагу? Какие документы можно не распечатывать?
  10. Как лучше сформировать архив?
  11. Как отсчитывать срок хранения документов?
  12. Что грозит за отсутствие документов?
  13. Срок хранения закончился, как лучше избавиться от документов?
  14. Для уничтожения документов надо:
  15. Срок хранения бухгалтерских документов
  16. Сколько нужно хранить бухгалтерские документы?
  17. Как хранить бухгалтерские документы
  18. Создание архива бухгалтерских документов
  19. Разбираемся, сколько нужно хранить бухгалтерские и налоговые документы
  20. Первичные учетные документы
  21. Учетная политика и договоры
  22. Бухотчетность
  23. Документы для расчета налогов и взносов
  24. Налоговая отчетность и отчетность по взносам
  25. Сколько лет хранить бухгалтерские документы ООО
  26. Как хранить бумажные документы?
  27. Как правильно уничтожить документы?
  28. Сроки хранения товарных накладных в организации
  29. Товарная накладная или товарный чек
  30. Акт оказанных услуг (выполненных работ)
  31. Счет-фактура
  32. Сколько хранить товарные накладные. Сроки хранения счетов-фактур на предприятии
  33. Документы по отдельным вопросам и видам деятельности
  34. Что нового в корректировочном счете-фактуре
  35. Форма товарно-транспортной накладной
  36. Ттн при транзитной поставке
  37. Если право на вычет использовано позже
  38. Если с/ф получен позже, чем товар с накладной

Срок и порядок хранения бухгалтерских документов: в организации, в бухгалтерии, сколько лет можно хранить

Сколько лет хранятся накладные в бухгалтерии

Доначисление налогов, штрафы, пеня — результат отсутствия некоторых документов. Преждевременное уничтожение ведет к серьезным проблемам с законодательством. Важно сохранять все бумаги, электронные версии согласно установленным нормам.

Выясним срок хранения бухгалтерских документов в бумажном и электронном виде, действующие правила.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Компании, фирмы, индивидуальные предприниматели не имеют права уничтожать документацию раньше времени. Даже если отпала надобность. Сроки хранения обозначены законодательством. Они указаны в налоговом кодексе, перечне Росархива, регламентируются законами №125-Ф3, 402-Ф3.

Сроки хранения любых бухгалтерских документов не менее 5-6 лет, некоторые виды требуют постоянной сохранности. Согласно закону она составляет минимум 10 лет со дня окончания функционирования компании.

Соблюдаете ли вы правила хранения документов?

В организации

Законодательство регулярно вносит поправки. 2021 год не стал исключением. Изменения произошли как в большую, так и в меньшую сторону. Каждый бухгалтер должен за ними следить. Для удобства восприятия информации данные внесены в таблицу.

Наименование документовСроки, лет
Налоговые декларации, отчеты по взносам, сборам6
Счет-фактура5
Графики отпусков3
Годовые отчетыпостоянно
Аудиторские проверки5
Учетная политика5
Первичка любого типа5
Разрешения ИФНС письменного вида6
Акты взысканий3
Акты по недостачам, кражам10

В бухгалтерии

Продолжительность хранения первичной бухгалтерской документации с января 2021 не менее пяти лет. При этом не учитывается учетный год. Следовательно, составленные в январе или феврале бумаги пролежат почти семь лет.

Документы по ведению и организации учета также следует хранить минимум 60 месяцев после истечения отчетного года. Они оставляются в бухгалтерии.

Электронных

Многих людей интересует, какой срок хранения у электронных первичных документов. Ответ прост — он соответствует общим нормам.

Цифровая форма бухгалтерской документации не меняет значимость, действие, срок годности. Отличается лишь материал носителя.

Документы ООО

Обществам с ограниченной ответственностью необходимо сохранять документацию согласно установленному законом порядку. Минимальный срок 60 месяцев после окончания отчетности. Некоторые акты, договора требуют бессрочного, постоянного сохранения. Оно составляет минимум 10 лет.

Особенности хранения бухгалтерских документов

Основные виды:

  • кадровые;
  • первичные бумаги по бухучету;

Хранение в течение всего срока осуществляют самостоятельно. Иногда заключаются договора с государственными, частными архивными организациями.

До 60 месяцев:

  • судебные акты;
  • отчеты независимой оценки;
  • бухгалтерский учет общества.

Постоянно:

  • договор учреждения общества, соглашения;
  • протоколы собраний;
  • свидетельство гос. регистрации;
  • списки участников.

Порядок хранения бухгалтерских документов

Экономический субъект должен обеспечить безопасные, подходящие условия для сохранности документов. Компании вправе создавать собственные архивы. Используются специальные помещения, закрывающиеся шкафы. Ответственность ложится на главного бухгалтера. Либо уполномоченное лицо.

Обработанная первичка должна храниться в конкретном хронологическом порядке, обязательно переплетаться.

Потерянная медицинская справка или квитанция об оплате может оставить неприятности. Только судить человека за это не будут. Штраф тоже никто не выпишет. Придется заново посетить медицинское учреждение, редко доходит до повторной оплаты коммуналки.

Потеря, преждевременное уничтожение бухгалтерских документов сулит огромные проблемы. Придется общаться с налоговой инспекцией, объясняться перед другими органами. Рекомендуем внимательно относиться к хранению. Зачастую организации выделяют под это отдельные помещения. Необязательно закупать мебель. Иногда используют простейшие стеллажи, ящики Икеа, коробки Леруа Мерлен.

ПредыдущаяСледующая

Источник: https://profhranenie.ru/srok-hraneniya-buhgalterskih-dokumentov

Хранение первичных документов: сроки, штрафы, уничтожение

Сколько лет хранятся накладные в бухгалтерии

Закон требует от компаний на каждое действие оформлять документы с печатями и подписями, но в какой-то момент компания понимает, что воткнуть очередной документ некуда, все шкафы переполнены. Что же делать? Можно ли выкинуть это всё, или надо покупать еще шкафы, арендовать новые помещения под архив?

Чтобы не было проблем, важно соблюдать сроки хранения документов. Для большинства из них установлен срок 5 лет, но в некоторых случаях он может быть гораздо больше, например документы по сотрудникам надо хранить 75 лет, а документы, связанные с созданием организации, и бухгалтерскую отчетность надо хранить в течение всего времени существования компании.

Обязательно ли во всех случаях переводить бумагу? Какие документы можно не распечатывать?

Некоторые документы можно хранить в электронном виде, при этом распечатывать их нет необходимости:

  • Банковские выписки и платежки, если у вас есть доступ в интернет-банк;
  • Любые документы, которые вы получили в электронном виде с электронной подписью (например, через Контур.Диадок);
  • Налоговая и бухгалтерская  отчетность, отправленная в электронном виде через Контур.Бухгалтерию, Контур.Экстерн, личный кабинет налогоплательщика и т.п. с помощью электронной подписи;
  • Счета на оплату, выставленные клиентам и полученные от поставщиков. Они не участвуют в формировании налоговой базы и бухгалтерских проводках, поэтому хранить счета в бумажном виде нет необходимости, налоговики при проверке их не затребуют;

Как лучше сформировать архив?

Важно построить систему хранения рабочей макулатуры таким образом, чтобы при необходимости можно было легко найти нужную бумажку.

Так, например, если речь идет о документах по покупкам или продажам, можно их просто в хронологическом порядке хранить – тогда будет папка с документами покупок и папка с документами продаж.

Либо можно еще по поставщикам/покупателям разбить, если по каждому из них много документов.

Тогда будет по каждому поставщику и по каждому покупателю отдельная папка с документами в хронологическом порядке.

Если документов много – стоит сортировать еще и по годам: на каждый год своя папка или хотя бы подраздел в папке с крупной закладкой, чтобы легко можно было найти – где начинаются документы за нужный год.

Удобно еще вкладывать первым листом в папку реестр документов – список тех бумаг, которые в этой папке лежат. В таком списке стоит указать номер, дату, сумму документа, название контрагента, иные необходимые данные, которые позволят определить, что это нужный документ. Многие бухгалтерские программы, например, Контур.

Бухгалтерия, 1С:Бухгалтерия, позволяют распечатать такой реестр, причем можно задать любые необходимые параметры: период, за который печатается реестр, контрагент, если нужен список по конкретному поставщику или покупателю и т.д.

Главное, чтобы все документы были внесены в учетную программу – тогда писать список от руки не придется, а можно будет просто взять из программы.

Если речь идет о кадровых документах – удобнее всего сделать папки с несколькими типами документов: кадровые приказы (например, о приеме на работу, об увольнении, об отпусках, командировках и др.), личные документы сотрудников (их копии паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовые книжки и др), зарплата (расчетные и платежные ведомости и др.).

При этом для облегчения поиска можно оригиналы кадровых приказов хранить в соответствующей папке в хронологическом порядке, а их копии – в папках по сотрудникам.

Так можно будет посмотреть все приказы скопом – скажем, если надо понять, кого в тот или иной период времени отправляли в отпуск.

Либо по конкретному сотруднику можно будет отследить его историю – когда приняли, когда отправляли в отпуска, командировки, когда уволили.

Как отсчитывать срок хранения документов?

Начало отсчета срока хранения – 1 января следующего года после даты составления. Например, документ от 05.03.2021 – хранить его надо минимум 5 лет, т.е. с 1 января 2021 по 31 декабря 2023гг, а уже 1 января 2024г можно уничтожить.

Из любого правила есть исключения:

  • Так, если куплено основное средство (например, станок) и срок его использования скажем 7 лет, тогда только после полного списания его стоимости в расходы (через амортизацию) начинает отсчитываться срок 5 лет, после чего документы можно будет уничтожить. Т.е. в данном случае придется хранить документы целых 12 лет.
  • Если компания понесла убытки и в последующие годы начинает их учитывать в уменьшение налогов (УСН/налога на прибыль) – тогда только после полного списания убытков начинаем отсчитывать 5 лет. Если убытки прошлых лет учитывали, например, в течение 4 лет, то в итоге придется хранить документы 9 лет.
  • Если покупатель должен вам за товары/услуги, причем долг признан безнадежным, то можно списать сумму в расходы. Но должны быть сохранены документы, касающиеся сделки. Обычно срок исковой давности составляет 3 года, после этого момента долг может считаться безнадежным. Но если контрагент признал свою задолженность, например, подписал акт сверки, ответил на претензию, оплатил небольшую часть задолженности – срок давности начинает отсчитываться сначала. Но как бы ни пытался отодвигать сроки должник – максимальный срок давности все равно не может превышать 10 лет. В итоге документы по сделке придется хранить в течение всего времени, пока не пройдет срок исковой давности + 5 лет.

Что грозит за отсутствие документов?

Если не будет документов – жди неприятностей: могут насчитать штрафы, недоимки, пени.

Если нет документов – снимут расходы и вычеты по НДС, т.к. должно быть документальное подтверждение. Соответственно, доначислят к уплате НДС и налог на прибыль, а раз срок уплаты давно прошел – насчитают недоимки + пени и штрафы за несвоевременную уплату.

За чтоСколькоНа когоСтатья закона
Несвоевременная уплата налогов20% от суммы неуплаченных налоговНа организациюП. 1 ст. 122 НК РФ
Отсутствие первичных документов или отчетности в течение установленных сроков их хранения Если повторно выявили отсутствие документов (за другой период например)5-10 тыс руб10-20 тыс руб. Или дисквалификация на срок от 1 до 2 летНа директораНа директораП. 1 ст. 15.11 КоАП П. 2 ст. 15.11 КоАП
Отсутствие первичных документов за 1 год за несколько лет если отсутствие документов привело к занижению налогов10 тыс руб30 тыс руб20% от суммы неуплаченных налогов, но минимум 40 тыс рубНа организациюНа организациюНа организациюП. 1 ст. 120 НК РФ П. 2 ст. 120 НК РФ П. 3 ст. 120 НК РФ
Непредставление документов по запросу налоговой300-500 руб 200 руб за каждый документНа директора На организациюП. 1 ст. 15.6 КоАП П. 1 ст. 126 НК РФ
Нет документов, связанных с созданием организации, либо нет бух.отчетности за какой-то год200-300 тыс руб 2,5-5 тыс рубНа организацию На директораП. 2 ст. 13.25 КоАП П. 2 ст. 13.25 КоАП

Срок хранения закончился, как лучше избавиться от документов?

Для компании выгодно официально уничтожить документы, а не просто отнести на свалку. Например, если будет судебное разбирательство и потребуют предоставить документы, надо будет подтвердить, что они уничтожены. Если же не предоставить документы и не подтвердить факт их уничтожения, могут оштрафовать на 30-50 тыс руб за неисполнение судебного решения (пункт 1 статьи 17.15 КоАП РФ)

Для уничтожения документов надо:

  • издать приказ о создании комиссии (из сотрудников), которая будет проверять архив и выбирать документы с истекшим сроком хранения
  • оформить акт, в котором указать уничтожаемые документы, причем каждый переписывать не обязательно, можно просто указать «накладные за 2005 год – 50 штук, крайние даты 15.03.2005-19.11.2005»
  • еще в акте надо прописать способ уничтожения документов: утилизация (т.е. сдача в макулатуру на переработку) либо самостоятельное уничтожение путем сжигания, измельчения шредером, выбрасывания и т.д.
  • непосредственно уничтожить бумаги. Если они передаются другой компании на утилизацию, то надо составить накладную, указать дату передачи, вес и количество документов/листов.

Таким образом, хранение и уничтожение документов – мероприятия важные и ответственные, а потому к ним стоит подходить серьезно, чтобы не нарваться на налоговые штрафы.

Источник: https://kontakt72.com/stati/kak-hranit-pervichnye-dokumenty/

Срок хранения бухгалтерских документов

Сколько лет хранятся накладные в бухгалтерии

Первичные учетные документы, бухгалтерская отчетность и аудиторские заключения по ней подлежат хранению. Расскажем, как, где и сколько нужно хранить архивы.

Сколько нужно хранить бухгалтерские документы?

По общему правилу срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет, однако отдельные документы необходимо хранить в течение большего времени или постоянно.

Сроки хранения бухгалтерской документации установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Ведение бухгалтерского учета и хранение документов должны быть организованы руководителем предприятия.

Так, согласно Налоговому кодексу, налогоплательщик не менее четырех лет должен обеспечивать хранение бухгалтерских документов и данных налогового учета, которые необходимы для расчета и оплаты налогов, а также документов, которые являются подтверждением оплаты налогов, понесенных расходов и полученных доходов. Однако иной порядок предусмотрен, например, для документов, которые подтверждают полученный компанией убыток. Подтверждающие документы в данном случае необходимо сохранять в течение всего времени, пока сумма убытка не будет полностью погашена.

Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года, содержит типовые архивные документы, а также сроки, в течение которых их стоит хранить. В таблице вы можете посмотреть сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Все документы распределены по разделам.

Так, в разделе 4 «Учет и отчетность» можно посмотреть сколько лет хранятся бухгалтерские документы: например, документы по лизингу имущества компании должны хранится бессрочно (постоянно), а переписка, в которой содержится информация по оказанию платных услуг, должна храниться 5 лет. В подразделе 4.

1 «Бухгалтерский учет и отчетность» можно посмотреть также сроки хранения аналитических документов к бухгалтерской отчетности, документов учетной политики и других.

Как хранить бухгалтерские документы

Дела временного хранения, у которых время хранения составляет меньше 10 лет, обычно не отдают в архив бухгалтерских документов предприятия.

Как правило, они остаются в структурных подразделениях организации, и как только сроки давности бухгалтерских документов истекают, уничтожаются.

В обязательном порядке в хранение архива организации передаются бухгалтерские документы бессрочного (постоянного) и длительного хранения, которое превышает 10 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

Организации обязаны соблюдать порядок хранения бухгалтерских документов, обеспечивать сохранность документов в течение установленных законодательством сроков. Согласно законодательству, собственные архивы обязаны создавать только государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района.

Согласно законодательству, создание собственного архива для хранения документов является правом, а не обязанностью компании.

Поэтому если у предприятия нет собственного архива, то возможно заключить договор о хранении документов с государственным муниципальным архивом.

Организация имеет право выбрать для хранения своих документов любой государственный или муниципальный архив, а также музей или библиотеку. При этом целесообразно заключать договор с архивом, находящимся по месту фактического нахождения организации.

Создание архива бухгалтерских документов

Для хранения документов бухгалтерского учета организация имеет право создать собственный архив.

В зависимости от количества, объема документов, которое планируется хранить, можно создать архив как:

  • отдельное самостоятельное структурное подразделение компании;
  • подразделение в составе определенного отдела, например, отдела делопроизводства.

В зависимости от состава документов, которые подлежат передаче в архив на хранение (бухгалтерские и иные документы), могут быть созданы следующие типы архивов:

  • архив, в котором хранится управленческая документация;
  • научно-технический архив;
  • архив с аудиовизуальными материалами;
  • архив электронных документов.

При этом архив должен быть обеспечен отдельным помещением, отвечающим всем требованиям к архивохранилищу, укомплектован необходимым оборудованием и кадрами.

Как правильно архивировать бухгалтерские документы? Дела, которые включают в себя документы постоянного хранения или документы длительного хранения (которые должны храниться 10 лет и более), подлежат полному оформлению. Полное оформление представляет из себя:

  • подшивку или переплет дела;
  • постраничную нумерацию;
  • составление листа-заверителя;
  • создание внутренней описи документов (при необходимости);
  • заполнение реквизитов обложки дела (точное название организации, заголовок дела, регистрационного индекса дела и т.д.).

В отношении дел, которые хранятся менее 10 лет, стоит проводить частичное оформление: возможно не систематизировать документы в деле, не проставлять нумерацию и заверительные надписи.

Сколько лет и каким образом нужно хранить бухгалтерские документы в электронном виде? В отношении электронных документов применяются те же сроки хранения. Однако хранение электронных документов обладает некоторыми особенностями. Обязательно должны соблюдаться следующие условия:

В процессе хранения электронных бухгалтерских документов в архиве организации должен периодически производиться технический контроль физического и рабочего состояния носителей электронных документов.

Контроль необходимо осуществлять не реже одного раза в пять лет.

Если установлены какие-либо изменения состояния носителей, которые могут повлиять на сохранность информации, то по решению руководителя должна быть проведена работа по переносу электронных документов на новые носители.

  • в архиве предприятия должно храниться минимум два экземпляра каждой позиции электронных документов (экземпляры должны быть на разных устройствах);
  • в компании должны быть в наличии программное обеспечение и технические средства, которые предназначены для воспроизведения, копирования и другой работы с электронными документами;
  • необходимо обеспечить такую сохранность электронных документов, чтобы их потеря, уничтожение, попадание к посторонним лицам были полностью исключены.

Источник: https://spmag.ru/articles/srok-hraneniya-buhgalterskih-dokumentov

Разбираемся, сколько нужно хранить бухгалтерские и налоговые документы

Сколько лет хранятся накладные в бухгалтерии

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации или ИП появляется множество документов. Часто возникает вопрос: как долго их нужно хранить? В обзоре мы собрали информацию по некоторым самым распространенным документам бухгалтерского и налогового учета, а также отчетности.

Сроки хранения документов установлены Законом о бухучете, НК РФ и другими нормативными актами.

Первичные учетные документы

Все первичные учетные документы нужно хранить не менее пяти лет. Это касается:

  • кассовых книг;
  • банковских документов;
  • актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
  • накладных и авансовых отчетов;
  • переписки;
  • путевых листов и журналов их учета;
  • документов о получении зарплаты и выплате пособий;
  • инвентаризационных описей о движимом имуществе.

Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие – проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.

А вот документы по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно.

Учетная политика и договоры

Срок хранения документов учетной политики отсчитывается от года, в котором они в последний раз использовались для составления бухотчетности. С этого времени должно пройти пять лет. Столько же должны храниться те средства, которые помогают воспроизводить электронные документы и проверяют электронную подпись.

Регистры бухучета хранятся не менее пяти лет после отчетного года. При этом условием пятилетнего срока хранения названо проведение проверки или ревизии.

Бухотчетность

Годовая бухотчетность и аудиторское заключение по ней хранятся постоянно.

По общему правилу квартальная отчетность хранится пять лет, а месячная — один год. Однако если нет годовой отчетности, то квартальная хранится постоянно.

Документы для расчета налогов и взносов

Если для бухгалтерских документов в качестве своеобразного “основного” срока можно назвать пятилетний, то большинство налоговых документов нужно хранить четыре года. Это касается:

  • документов налогоплательщиков и налоговых агентов, которые необходимы для расчета, удержания и уплаты налогов;
  • счетов-фактур;
  • книг покупок и продаж (здесь срок рассчитывается с даты последней записи);
  • таможенных деклараций в части уплаты НДС, заявления о ввозе товаров, БСО;
  • документов об уплате авансовых платежей акцизов.

А вот для взносов сроки больше. Так, документы, которые необходимы для их исчисления и уплаты, должны храниться шесть лет.

Для участников региональных инвестиционных проектов установлены свои сроки.

И конечно, если речь идет о расходах, которые “растянуты” на несколько лет (оплата обучения, перенос убытков и т.д.), то документы нужно хранить в течение всего периода их списания.

Налоговая отчетность и отчетность по взносам

Все налоговые декларации нужно хранить пять лет.

Столько же хранятся сведения о доходах физлиц. Однако если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты, то срок хранения этих документов увеличивается до 75 лет.

А вот с отчетностью по взносам все несколько сложнее. Как мы уже сказали, НК РФ устанавливает шестилетний срок хранения документов для расчета и уплаты взносов.

В то же время подзаконные акты говорят, что не менее пяти лет с момента принятия ФСС нужно хранить электронный расчет 4-ФСС и квитанции о получении. Пять лет установлено и для хранения декларации по пенсионным взносам.

Вероятно, имеется в виду расчет как форма итоговой отчетности по взносам.

Поскольку налицо противоречие между сроками, полагаем, что страхователям нужно руководствоваться наибольшим, т.е. хранить отчетность по взносам не менее шести лет.

Задать вопрос можно тут

Написать или позвонить можно WhatsApp +79287768843

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

Подписывайтесь на нас:

ДзенTeletypeТелеграмм

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Как рассчитывается балансовая прибыль?

Как отражается в бухгалтерском учете приобретение газовых баллонов?

Как рассчитывается и в каких целях используется показатель текущей стоимости дебиторской задолженности?

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5aa8f256a815f1bac2fc4e13/razbiraemsia-skolko-nujno-hranit-buhgalterskie-i-nalogovye-dokumenty-5d80a26a1febd400ad9058cb

Сколько лет хранить бухгалтерские документы ООО

Сколько лет хранятся накладные в бухгалтерии

Этот вопрос задают себе все без исключения предприниматели, недавно открывшие предприятие и не разобравшиеся в тонкостях системы. Так сколько хранить документы ООО, год, два или больше? Подробно разобраться в этом вопросе можно прочитав по пунктам Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Сроки хранения бухгалтерских документов разные.

Что можно сказать, объединяя все подпункты? Храниться бухгалтерские документы в ООО должны как минимум до тех пор, пока есть вероятность того, что налоговая проверка их может затребовать.

Согласно статьи 89 Налогового Кодекса РФ проверке подлежит период, не превышающий трёх лет предшествующих решению о проведении этой самой проверки. То есть три года храним точно, а дальше начинается самое интересное.

Статья 23 НК РФ подпункт 8 пункта 1 отчетливо нас информирует о том, что плательщики налогов обязаны хранить документацию подтверждающую начисление налога четыре года и никак не меньше. Вот так господа. Не три года, а четыре аккуратно складируем бухгалтерскую документацию и следим, чтобы ни одна бумажка не потерялась.

Каким конкретно документам отдаём предпочтение и храним как зеницу ока?

  • данные налогового бухгалтерского учёта;
  • документы, подтверждающие доходы;
  • документальное подтверждение расходов;
  • подтверждение удержания налогов;

Как отсчитать эти четыре года? Следующий день после окончания налогового периода и есть первый день отчётного четырёхлетнего срока.

Бухгалтерский учёт также подтверждает правила хранения первичной документации. Согласно приказу « о бухгалтерском учёте» №129-ФЗ бухгалтерскую отчетность следует хранить так, как указано в правилах государственного архивного дела. Но не меньше чем пять лет после того как по ним составлялась бухгалтерская отчётность в последний раз.

Что же получается? А то, что хранить документы вы обязаны строго именно тот период, в который их может затребовать для проверки налоговая служба. То есть три года. Если в результате проверки у вас не окажется документов пятилетней давности, вас могут оштрафовать за ненадлежащее хранение документации и только.

Но не всё так просто и прозрачно в бухгалтерских и налоговых дебрях. Есть документация, которую хранить следует гораздо дольше тех сроков, о которых мы с вами только что рассуждали. Что это за документы?

  1. Первичные документы на приобретение имущества. Эти документы сохраняем сколько угодно долго. Для чего это нужно. Во-первых, начисление амортизации. Во-вторых при продаже имущества нужно же где-то брать подтверждение его начальной стоимости7 также не забываем о налоге на имущество.
  2. Основные средства. Для убыточных компаний статьей 283 НК предусмотрено правило уменьшения налоговой базы текущего периода за счёт убытков прошлого налогового периода. Естественно документация должна это подтверждать. Убытки можно учитывать десять последующих лет, а значит и документы должны находиться в должном порядке ( статья 283 пункт 4). Налоговые инспекторы вправе затребовать для подтверждения данных по убыткам указанным в подаваемой декларации первичные документы, подтверждающие финансовый результат.
  3. Для сельских предприятий, работающих с единым сельскохозяйственным налогом также необходимо хранить документы по убыткам в течение всего периода их списания. Статья 346,6 пункт 5 НК РФ.
  4. Для лиц, работающих по так называемой «упрощёнке», ЕСН. Статья 346,18 пункт 7 НК Рф.
  5. Для списания безнадёжной дебиторской задолженности также необходимо иметь в наличии подтверждающие первичные документы для налоговой службы. Уничтожение подтверждающих документов лишает компанию права признания безнадёжного долга в расходах, потому как сумму подтвердить будет нечем.
  6. Про акционерные общества особо распространяться не будем, так как вопрос всё же звучал, как долго нужно хранить документы ООО, а не ОАО. Так вот если кратенько, то в ОАО хранить документы для налоговой отчетности – годовую бухгалтерскую отчётность, а также устав нужно столько, сколько существует компания. Если компания идёт под ликвидацию – документы направляются в государственный архив. Нужно соглашение, заключённое с архивом заранее на данную процедуру. Если такового договора не было – в архив попадает только документ по личному составу компании. Где будут храниться остальные документы, предстоит решить председателю ликвидационной комиссии, а может конкурсному управляющему.
  7. Годовые отчёты по налогам компания обязана хранить не менее 10-ти лет. квартальные – пять лет, это при наличии годовых.
  8. Если квартальных отчётов нет – месячные отчеты хранятся также не менее пяти лет.
  9. Книги покупок и продаж, счета-фактуры следует хранить полных пять лет со дня последней записи в журнале. Пункт 15,27 «Правил ведения журналов учёта». В Перечне типовых управленческих документов есть пункт касаемо счетов-фактур, вот там говориться о том, что хранить эти самые счета-фактуры следует пять лет и точка.

Опять же, налоговые службы при проверках должны руководствоваться законодательством о налогах и сборах. А Перечень туда не входит.

Делам вывод: сколько же времени нужно хранить документы ООО? Получается, что никак не менее пяти лет, а по основным средствам так и вообще всё время существования компании. Считать срок хранения документов нужно с первого января, следующего за тем годом, когда они были созданы.

Как хранить бумажные документы?

В учётной политике предприятия должно быть прописано, как и где следует хранить документацию, а также, назначено ответственное лицо за исполнение данного пункта или даже комиссия, состоящая из наиболее квалифицированных сотрудников.

Кстати, необязательно хранить документацию в офисе. Законом не запрещено выбирать для хранения другие места, например, специализированные архивные фирмы. А вот акционерное общество обязано по закону хранить такие документы, как годовые отчеты и устав именно там, где находится головной офис.

Кстати, хранение документации в электронном виде разрешено законом с маленькой оговоркой, что на документах обязательно будет присутствовать электронная подпись ответственного за составление документа лица. Для хранения документации в электронном виде компания создаёт информационную корпоративную систему.

Обслуживает её удостоверяющий центр, который и обеспечивает в электронных документах применение электронной подписи.

Документы, подлежащие длительному хранению, со временем портятся и выцветают. Чтобы содержимое их было читаемо должны позаботиться ответственные за хранение лица и своевременно сделать копии.

При ликвидации фирмы документы, подлежащие длительному хранению, сдаются в архив. Если компания реорганизуется, документы передают организации-преемнику. При выделении новой компании ей достаются личные дела перешедших в новую структуру сотрудников и документы, касающиеся сферы деятельности новой компании.

Уничтожение документов. Чтобы уничтожить документ надо сначала составить акт, который подпишет руководитель компании и только тогда можно приступить непосредственно к уничтожению документов.

Причём в акте необязательно тщательно переписывать каждую из идущих на уничтожение бумаг. Достаточно переписать название однородных групп. Что считать однородными группами следует продумать самостоятельно.

К примеру, накладные – можно считать однородными документами и так далее.

Как правильно уничтожить документы?

Просто сжечь? Ответ неверный. В таком случае можно вполне заиметь проблемы с экологическими службами.

Отдать в переработку как макулатуру? Вариант хороший, но нет гарантии, что документы не окажутся у конкурирующей компании, что не есть хорошо.

Чтобы этого не произошло, папки с документами следует передать на утилизацию с оформлением накладной. Причём, вывоз документов следует произвести под контролем сотрудника компании отвечающего за хранение документации.

Просто выбросить также нельзя потому, что по законодательству работодатель обязан хранить в тайне персональные данные сотрудников.

Что остаётся? Самое правильное будет применить специальную машинку для уничтожения бумаги. В общем, решать вам как вы будете избавляться от лишних бумаг.

Чтобы не возникло желания облегчить свой документальный архив раньше положенного срока, добавлю, что отсутствие регистров бухучета или счетов-фактур налогового периода считается грубым нарушением и карается штрафом в размере пяти тысяч рублей.

И это если документов недостаёт за один налоговый период. В более тяжёлых случаях штраф будет уже не 5000, а 15 000 рублей.

При занижении налоговой базы путём утраты подтверждающих доход документов налогоплательщик выплатит штраф в размере 10-ти процентов от суммы невыплаченного налога и не меньше чем те же 15 000 рублей.

Кстати и в уголовном законодательстве есть пункты относительно обеспечения сохранности бухгалтерских документов. Если будет доказана порча документов из личной заинтересованности, причастное лицо может загреметь за решётку не менее чем на год.

Если есть желание ознакомиться подробнее с этим пунктом, подробнее смотрите статью 352 п. 1 УК РФ.

А ещё имейте в виду, что проверить надлежащее хранение архивной документации в вашей организации имеют право представители архивных органов. И тут вас, согласно статьи 13.20 Кодекса Российской Федерации о нарушениях правил хранения, учёта и комплектования, а также использования архивных документов могут наказать штрафом от 300 до 500 рублей или административным внушением.

Директор компании отвечает за создание мест хранения документов и а частности архивации, а главный бухгалтер должен эти самые документы организованно сохранить и правильно передать их в архив.

Источник: https://uhelp.pro/info/nalogovoe-pravo/skolko-let-hranit-buhgalterskie-dokumenty-ooo/

Сроки хранения товарных накладных в организации

Сколько лет хранятся накладные в бухгалтерии

Заключается при осуществлении сделки. В нем прописываются детали предстоящих операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг. Договор оформляется в двух экземплярах с подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок письменная форма договора не требуется. Например, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Эти документы позволяют подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К этой группе платежных документов также относятся платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом.

Товарная накладная или товарный чек

Накладные используются преимущественно организациями для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Лицо, отпускающее товар, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура контролирует движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните накладные как минимум пять лет.

Согласно данному письму срок хранения первичных учетных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, подлежат хранению не менее 5 лет.

Однако закон гласит, что коммерсанты обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ) — иначе их могут наказать по ст. 13.20 или 13.25 КоАП РФ.

Хранящиеся документы по истечении срока архивирования можно утилизировать: сжечь или порезать на специальном оборудовании. Однако будьте предельно осторожны, чтобы случайно не уничтожить еще действующие или требующие хранения данные.

Изменились ли сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2021 года? Как организовать хранение электронных счетов-фактур? Обязательно хранить копии? Где должны храниться документы? Давайте разбираться.

Сколько хранить товарные накладные. Сроки хранения счетов-фактур на предприятии

Продолжим пример. Степанова П. А., ранее работавшая главбухом у ИП Рябинина К.Н., нашла аналогичную работу во вновь открывшейся компании ООО «Возрождение». Помня упущения предыдущего работодателя по обеспечению сохранности счетов-фактур и иных документов, она решила взять этот вопрос в новой компании под свой контроль.

В соответствии со статьей 362 Перечня первичные документы бухгалтерского учета и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, хранятся 5 лет.

Как узнать кадастровую стоимость участка или дома? Поможет карта ГОСБТИ:

  • найти участок по кадастровому номеру или адресу с характеристиками из РосРеестра,
  • посмотреть расположение и план участка с подложкой спутниковой съемки или схемы,
  • получить справки и выписки по данным, актуальным на

Также постановлением Правительства от 19.08.2021 № 981 уточняется, что с 1 октября 2021 года в течение 4-х лет нужно хранить и некоторых другие «бухгалтерские» документы по различным операциям. Приведем сроки хранения в таблице.

Документы по отдельным вопросам и видам деятельности

Однако, помимо этого, были внесены в поправки также в нормы, которые касаются хранения счетов-фактур. Расскажем о них подробнее.

Помимо этого ТТН (форма № 1-Т) является документом, предназначенным для учета движения ТМЦ и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Поэтому, если покупатель одновременно выступает заказчиком перевозки товаров, наличие у него товарно-транспортной накладной (формы № 1-Т) необходимо (письмо ФНС России от 18 августа 2009 г.

№ ШС-20-3/1195).

Если организация имеет небольшой объем документов, то хранение осуществляется силами организации, а документы обычно хранятся в бухгалтерии. Если же организация обладает значительным документооборотом, то имеет смысл создать архив как самостоятельное структурное подразделение.

Если доставка груза осуществляется транспортной организацией (автомобильным транспортом), выписывается ТТН по форме № 1-Т. При перевозках собственным автотранспортом продавец также выписывает товарно-транспортную накладную. Этот документ может служить основанием для отражения поступивших товаров в бухучете покупателя.

Компания в сентябре 2012 г. приобрела товарно-материальные ценности, предназначенные для дальнейшей реализации. По этой сделке продавец выписал товарную накладную и выставил счет-фактуру от 18.09.2012. Оплата произведена через банк. Определим сроки хранения документов.

Оканчивается течение таких сроков в соответствующие месяц и число последнего года срока. При прямом прочтении норм указанной статьи получается, что течение срока хранения документа начинается со дня, следующего за днем его составления.

Личные дела и карточки работников, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу должны храниться 75 лет.

Рассмотрим пример. ИП Рябинин К.

Н. принял решение прекратить коммерческую деятельность.

Так как арендодатели срочно требовали освободить помещение, все документы коммерсант перевез к себе домой и разместил на свободной площади в хозяйственном помещении. Счета-фактуры занимали немалый объем, так как реализация товара производилась мелкими партиями в адрес многочисленных контрагентов.

При несоблюдении данных требований к хранению документов в случае их утраты к организации может быть применена ответственность за совершение налоговых правонарушений. На основании п.6.8 Положения в случае пропажи или гибели документов руководитель организации должен назначить приказом комиссию по расследованию причин утраты документов.

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы? В среднем 5 лет, но продолжительность хранения зависит от типа документа. Точные сроки указаны в Налоговом кодексе и новом приказе Росархива, который вступил в силу 18.02.2021.

Опираясь на упомянутые выше законодательные акты, организуйте хранение бухгалтерских документов в организации.

Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, если они не указаны в Перечне сроков хранения, храним пять лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ) .

Сроки хранения счетов-фактур на предприятии Какой срок хранения товаротранспортных накладный при перевозке грузов в юридическом лице, таким как Общество с ограниченной ответственностью? Вопрос №2. Вообще обязательны ли ТТН, если допустим уже выписываются путевые листы?3. Вопрос №3.

Что нового в корректировочном счете-фактуре

Бухгалтерские документы, данные налогового учета, любая документация по полученным доходам и расходам, необходимым для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие уже осуществленные налоговые выплаты, должны храниться не менее 4 лет.

Заявление в энергосбыт о смене собственника образец. Как написать жалобу в прокуратуру на энергосбыт образец.

На практике может возникнуть ситуация, когда уничтожаются счета-фактуры по причинам, независящим от воли организации, например, вследствие пожара или хищения.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

Форма товарно-транспортной накладной

Согласно п. 1.2. Постановления Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 автотранспортные организации при перевозке грузов должны оформлять товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т.

Форма товарно-транспортной накладной состоит из двух разделов:

1. Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.

2. Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями — владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями — владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Ттн при транзитной поставке

Транзитная торговля представляет собой две независимые друг от друга сделки: торговая компания заключает договор купли-продажи товара с поставщиком, на основании которого обязуется оплатить приобретенный товар, а поставщик — отгрузить товар на тот склад, который укажет торговая организация, и отдельный договор с покупателем товара, в рамках которого обязуется поставить за плату товар.

При этом торговая компания в первом договоре будет выступать покупателем товара, а во втором — его продавцом.

В этом случае строки товарно-транспортной заполняются следующим образом.

В строке «Плательщик» указывается торговая компания.

Кого поставить в строку «Грузоотправитель», зависит от момента перехода права собственности.

Если в момент отправки товара его собственником стала торговая компания, то она и будет указана в данной строке. Если после отправки владельцем остался поставщик, то в строке «Грузоотправитель» будет значиться поставщик.

Заполнение строки «Грузополучатель» зависит от того, кто фактически принимает товар на складе конечного покупателя.

Если этим занимается сам покупатель, то указать нужно именно его.

Если же разгрузку производит представитель торговой компании, то в качестве грузополучателя следует указать название, адрес и телефон торговой компании.

В любом случае в поле «Пункт погрузки» должен стоять адрес поставщика, а в поле «Пункт разгрузки» – адрес конечного покупателя.

Если право на вычет использовано позже

Право на вычет налога актуально на протяжении трех лет после завершения периода получения счета-фактуры. Если компания решила воспользоваться своим правом позже, то сроки хранения сдвигаются, так как четырехлетний период хранения с/ф начинает отсчитываться, начиная с момента завершения периода, в котором включен возмещаемый НДС в декларацию.

Например, если компания получила товары во IIкв. 2021г., а НДС по ним приняла к вычету во IIкв. 2021г., то начало срока хранения с/ф и накладных в налоговых целях сдвигается на один год.

Если с/ф получен позже, чем товар с накладной

Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается. Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей.

Следующая

Источник: https://SudVoronezh.ru/tovarno-transportnaya-nakladnaya-ttn-forma-1-t/

Все о правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: