Работа на кассе онлайн обучение видео

Инструкция: Как пользоваться онлайн-кассой

После введения в эксплуатацию онлайн-касс у предпринимателей возникает необходимость обучать сотрудников работе с новой ККТ.

Кто может работать с кассовым аппаратом

Для работы с онлайн-кассой, сотрудник должен соответствовать определенным критериям. К работе с онлайн-кассой допускаются сотрудники, которые:

• Ознакомились и подробно изучили правила эксплуатации кассового оборудования. Правила не являются обязательными с точки зрения законодательства, однако кассир сможет руководствоваться этими документами в случае возникновения ситуаций, не предусмотренных новым законодательством. А изучение типовых правил работы с ККТ будет полезно сотрудникам, не имеющим опыта работы с кассовым оборудованием.
• Подписали договор полной материальной ответственности. Данный договор должен подписаться до момента вступления в должность, иначе у сотрудника будут все основания для того, чтобы его не подписывать. Работодатель может указать пункт о необходимости подписания договора полной материальной ответственности в трудовом договоре. Но при отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель в некоторых случаях может привлечь работника к полной материальной ответственности. Например, если работник нанес ущерб компании, находясь в алкогольном или наркотическом опьянении.
• Подробно изучили инструкции ко всему кассовому оборудованию. Онлайн-кассы это совершенно новое техническое решение для бизнеса, каждому сотруднику, приступающему к работе с новой ККТ, необходимо понимать, как пользоваться онлайн-кассой. Помимо рисков, связанных с поломкой дорогостоящей кассы из-за некомпетентности сотрудника, кассир может некорректно оформлять операции, что повлечет за собой вопросы налоговой службы.

Кроме предоставления работникам информации о том, как пользоваться онлайн-кассой, работодатель может разработать внутренние правила эксплуатации кассового оборудования, например:

• Запрет на нарушение целостности корпуса ККТ
• Запрет на допуск третьих лиц к ремонту кассового оборудования
• Запрет на самостоятельную чистку ККТ, в том числе химическими препаратами
• Запрет на любое вмешательство в работу ККТ и пр.

Для удобства работодателя факт ознакомления со всеми правилами должен быть подтвержден подписью сотрудника.

Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены

Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассиру необходимо:

• Получить у ответственного лица ключи от денежного ящика
• Получить «размен» для возможности выдавать покупателям сдачу
• Проверить наличие в печатающем устройстве чековой ленты
• Проверить работоспособность дополнительного оборудования (сканер штрих-кодов, весы и т.д.)

Открытие смены на онлайн-кассе

Отчет об открытии смены содержит данные кассира, состояние счетчиков на начало дня и т.д. Как и все последующие операции, данный отчет будет отправлен ОФД, и далее в налоговую службу.

Если кассовый работник получил «размен», то необходимо сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, отвечающий за выдачу размена из основной кассы должен оформить операцию при помощи формирования расходного кассового ордера. Обычно указывается количество купюр по номиналу.

Как выдавать чек покупателю

Чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:

• Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек
• Покупатель передает кассовому работнику оплату
• После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек

Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.

Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.

Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.

К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:

• Продажа. Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента.
• Возврат. Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара.
• Проведение корректировок. Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости или без применения онлайн-ККТ (например, когда произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции.
• Внесение аванса. Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа.
• Внесение предоплаты. Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата).
• Отпуск товара в кредит/рассрочка. Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.

Признак расчета

Признак расчета – это реквизит кассового чека, указывающий на причину поступления/выдачи денежных средств в кассу/из кассы организации.

Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:

• «Приход» – будет содержать чек продажи. Например, когда покупатель приобретает в магазине бытовую технику.
• «Возврат прихода» – будет указан в чеке возврата. Например, в случае, если бытовая техника оказалась ненадлежащего качества, и покупатель решил вернуть товар.
• «Расход» – будет указан в чеке, при получении товара на платной основе. Например, пункт принятия металлолома – выдача денег при принятии металла;
• «Возврат расхода» – будет присутствовать в чеке в том случае, если операция подразумевает возврат товара клиенту. Например, клиент возвращает деньги, чтобы забрать товар.

С 01.01.2021 вступают в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появится такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.

Признак способа расчетов

Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата.

Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:

• Код ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1 в цифровом варианте) – указывает на получение продавцом предоплаты за товар в размере 100%;
• Код ПРЕДОПЛАТА (или 2) – покупатель внес предоплату за товар частично;
• Код АВАНС (или 3) – получение аванса за товар, который не был определен. Например, в случае, если покупатель приобретает подарочный сертификат, продавец не может заранее выяснить, какой именно товар будет приобретен, в этом случае признак способа расчетов и указывается как «аванс»;
• Код ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) – указывается когда покупатель полностью вносит оплату и сразу же получает весь свой товар;
• Код ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) – сюда можно отнести ситуацию, когда покупатель приобретает товар в кредит, выплачивая при этом первоначальный взнос, т.е. частично товар будет оплачен, а оставшаяся сумма будет оформлена как кредит;
• ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 6) – здесь способом расчета будет покупка товара в кредит полностью без первоначального взноса, а товар в данном случае передается покупателю сразу;
• ОПЛАТА КРЕДИТА (или 7) – указывается при внесении покупателем оплаты в счет погашения кредита, и значения не имеет вносится ли очередной платеж или же оплата полностью.

Применение чека коррекции

Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:

• Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой
• Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии
• Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира

В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:

1. Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены.
2. Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:

• «приход» при обнаружении излишков
• «расход» при обнаружении недостачи

К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.

Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар.

В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека.

Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.

Закрытие смены и инкассации

Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.

Например, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа.

Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено.

В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.

Инкассация

Выручка должна сдаваться в основную кассу после закрытия кассовой смены. После приема наличных денежных средств в основную кассу сотрудник оформляет ПКО. По прибытии инкассаторов им передается сумка с деньгами, препроводительная ведомость к сумке и формируется РКО с операцией инкассация.

Пример работы с онлайн-кассой

Как работать с онлайн-кассой? Рассмотрим на примере одного рабочего дня.

• Сотрудник уже ознакомился (под подпись) со всеми внутренними документами регламентирующими эксплуатацию кассовой техники и подробно изучил инструкцию.
• Перед началом рабочего дня, необходимо подготовить рабочее место, для этого необходимо получить ключи от кассы, «размен», расходники (например, рулон чековой ленты).
• Далее необходимо сформировать отчет о начале новой смены. В документе, который по умолчанию передается в ОФД будет содержаться информация о кассовом аппарате и сотруднике открывшем смену. На некоторых ККТ можно открыть смену просто отсканировав штрих-код товара. Такой способ открытия имеет один существенный недостаток – работник может по ошибке открыть смену под учетной записью другого пользователя (если при закрытии выход из учетной записи осуществлен не был).
• Далее, кассир совершает операции, к которым относятся продажа, возврат, снятие отчетов.
• Если речь идет о круглосуточном магазине, по истечении астрономических суток с момента открытия смены, она должна быть закрыта и сразу же открывается новая. Если кассир проигнорирует необходимость закрытия по истечении 24 часов, ККТ перестанет формировать кассовые чеки.
• После закрытия смены кассовый работник формирует ПКО и оформляет передачу денежных средств в основную кассу предприятия (сейф).
• Далее ключи от кассы сдаются ответственному лицу.
• К концу смены работник кассы должен перепроверить наличие всех необходимых документов по кассовой смене, например, заявлений на возврат, пояснительных записок к чекам коррекции в случае их наличия и т.д.

Что нельзя делать кассиру во время работы

Работа с онлайн-кассой связана с сохранностью ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и оборудования, поэтому список лиц, которые могут иметь доступ в кассовую зону, строго ограничен.

Кассиру запрещается:

• Допускать к ККТ посторонних.
• Оставлять кассовую зону без присутствия сотрудников.
• Отлучаться с рабочего места без пересчета наличных денег в кассе. Данная процедура должна проходить в присутствии замещающего лица. Информация о сумме наличных денег в кассе заносится в журналы, ведущиеся для учета движения денежных средств. После внесения информации в журнал, кассир, как и замещающий его сотрудник, ставят свои подписи под итоговой суммой. Это правило должно строго соблюдаться даже при замещении кассира другим сотрудником всего на несколько минут.
• Оставлять кассовую зону без оповещения руководителя.
• Допускать к ремонту кассового оборудования не установленных лиц.

Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста является регистрационным журналом, в который вносится информация о состоянии счетчиков ККТ и сумме выручки с указанием способа оплаты.

До ввода в работу кассовой техники нового поколения журнал кассира-операциониста являлся обязательным к заполнению. С введением касс нового поколения у предпринимателей появилась возможность избавить своих сотрудников от заполнения журнала. Однако единого мнения о необходимости на сегодняшний день нет.

Источник: https://5cms.ru/article/work-online-kassa

Как пользоваться кассовым аппаратом: подробная инструкция с видео

Контрольно-кассовый аппарат используется для автоматизации финансовых операций, продажи товаров или продажи услуг, печати чека.

ККМ классифицируются на несколько типов: POS-терминалы, фискальные регистраторы, автономные. Все они отличаются между собой конструктивными особенностями и принципом работы.

В статье описано, как научиться правильно пользоваться кассовым аппаратом каждого типа.

Нужна онлайн-касса? Подберем ККТ для вашего бизнеса за 5 минут.

Оставьте заявку и получите консультацию.

Как правильно пользоваться кассовым аппаратом: инструкция со схемой действий на примере POS-терминала

POS-терминал − программно-аппаратный комплекс, представляет собой цельный моноблок, предназначенный для проведения торговых и кассовых операций. Его корпус объединяет системный блок, принтер для печати чеков, картридер, фискальный накопитель, ПО. POS-терминал оснащен разъемами для подключения денежного ящика, сканера штрихкодов, весов и другой дополнительной техники.

Выполняет следующие функции:

• выдача и прием денег;
• расчет скидок и налога;
• формирование отчетов;
• расчет сдачи и прочее.

Дополнительно можно подсоединить сканер штрихкодов, ящик для денег и прочее. POS-терминал часто используется в кафе, магазинах, ресторанах, развлекательных комплексах.

Инструкция со схемой действий поможет разобраться, как правильно пользоваться кассовым аппаратом типа POS-терминал. Продажа совершается следующим образом:

1. Включить аппарат. Дождаться, пока откроется программа.
2. Можно приступать к работе. Покупатель сообщает о своем желании сделать покупку. При наличии сканера штрихкод товара считывается автоматически. Также можно воспользоваться поиском по наименованию.
3. Если покупатель хочет расплатиться банковской картой, нужно провести ее через считыватель магнитной ленты, приблизить к терминалу, если она бесконтактная, или вставить в него при наличии чипа. Данные передаются в банк. После успешной авторизации операция будет одобрена.
4. При расчете наличными кассир вводит сумму вручную. Программа автоматически проводит продажу.
5. По завершении операции в случае безналичной оплаты распечатываются два чека: один получает покупатель, другой остается у кассира.

POS-терминал принимает не все карты. Узнать, какие доступны, можно по наклейкам на обратной стороне кассового аппарата, где изображены логотипы платежных систем. Также на банковской карте должно быть достаточно средств для оплаты товара или услуги, иначе система выдаст отказ.

Кассовый аппарат для ИП: как научиться пользоваться смарт-терминалами

Смарт-терминал − это небольшая онлайн-касса, соответствующая новому порядку использования ККТ по 54-ФЗ. Под задачи бизнеса может расширять функционал.

Смарт-терминал работает через интернет и в режиме офлайн. Его не нужно подключать к ПК, он может функционировать самостоятельно, но также может перейти в режим онлайн через планшет или смартфон.

Интернет доступен при помощи установки SIM-карты, через Wi-Fi или Bluetooth.

Смарт-терминал удобен и прост в использовании, поэтому его часто используют предприниматели, отнесенные к категории малого бизнеса.

Чтобы узнать, как пользоваться кассовым аппаратом для ИП, нужно ознакомиться с подробной инструкцией. Реализация товара осуществляется по следующей схеме:

1. Выбрать в меню раздел «Продажа». Добавить товар в чек одним из доступных способов: сканированием штрихкода, выбором позиции из списка вручную, добавлением продукта для реализации по свободной цене.
2. При сканировании штрихкода на экране появится наименование товара, стоимость. Если нужно продать две и более единицы продукта, следует нажать на строку с его данными. В следующем окне указать количество и подтвердить действия кнопкой «Ок».
3. Чтобы реализовать товар по свободной цене, нажать кнопку «Р», а потом указать количество и стоимость. Нажать «Ок».
4. Вручную найти товар из списка можно при помощи поисковой строки, если ввести в нее наименование продукта, или путем открытия соответствующей категории (предварительно нажать «+»).
5. Чтобы добавить новую позицию из имеющейся базы, нужно снова нажать на кнопку «+». После этого активизируется сканер штрихкодов. Когда он считает графическую маркировку, товар будет добавлен в чек. В окне «Продажа» отразится список всех выбранных продуктов.

1. Для извлечения товара из общего перечня потянуть строку с ним влево, а затем нажать «Удалить».
2. В завершении операции нажать на кнопку «Оплатить». Итоговая сумма не должна быть выше 9 999 999 рублей 99 копеек. В противном случае появится сообщение о переполнении чека.
3. Оплата производится с помощью банковской карты или наличными. При безналичном расчете нужно нажать на кнопку «Карта», а затем следовать инструкции. Если клиент рассчитывается бумажными купюрами, кассир открывает подраздел «Наличные». После введения номиналов в строке «Принято» появляется точная сумма.
4. Начинается печать банковского чека. Когда оплата осуществляется по карте, он выходит в двух экземплярах: для кассира и покупателя. Нажать «Продолжить». Выйдет кассовый чек для клиента.
5. На экране появится подтверждение об успешном завершении продажи. Чтобы сформировать новый чек, нужно снова открыть раздел «Продажа» путем нажатия в любую точку окна.

Чтобы вернуть товар, без основания, следует зайти в раздел «Возврат». Далее нужно считать штрихкод сканером или выбрать требуемую позицию из базы вручную. Для выполнения возврата товара по свободной цене нужно нажать на кнопку в нижнем левом углу и ввести количество и цену. Нажать «Оплатить». На экране появится сообщение об успешно проведенной операции.

Нужен кассовый аппарат? Подберем ККТ для ИП.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Как пользоваться автономным контрольно-кассовым аппаратом

Автономные кассовые аппараты − это устройства, которые могут работать самостоятельно, без предварительного подключения к компьютеру. Товарная база ограничена, поэтому зачастую чек печатается на сумму, без указания позиции. Автономные аппараты состоят из дисплея, принтера, процессора и цифровой клавиатуры.

Несмотря на то, что устройства работают без ПК, подключить их к нему можно для установки начальных настроек, ввода ИНН или интеграции с программой для выполнения простых задач.

Для тех, кто не знает, как пользоваться автономным контрольно-кассовым аппаратом, разработана инструкция, в которой описана простая операция:

1. Включить устройство. Проверить наличие чековой ленты. Если требуется, вставить новый рулон.
2. Зарегистрировать кассира. Эта процедура нужна не на всех моделях.
3. Сделать Х-отчет, который позволит проверить правильность установки чековой ленты и убедиться в закрытии предыдущей смены. Для этого нужно нажать несколько кнопок в следующей поочередности: РЕ-1-1-ИТ-ИТ. На экране появится «0000». На чеке должны также быть нули. Снимать его можно неограниченное количество раз в течение рабочего дня. Х-отчет используется для внутреннего учета.
4. Сверить деньги с остатком на отчете Z, снятом за предыдущую смену.
5. Внести остаток с предыдущей смены («Служебное внесение»).
6. Чтобы провести продажу, следует ввести код товара при помощи цифровой клавиатуры. Он обязательно должен присутствовать в памяти аппарата. Предварительно туда заносится весь ассортимент товара и каждому присваивается свой код.
7. При реализации нескольких единиц одинакового товара вначале вводится количество (или вес, если речь идет о весовом продукте), которое затем умножается на код.
8. После совершения операции нажать на кнопку «ПС», чтобы убедиться в отсутствии ошибки.  На экране высветится промежуточная сумма.
9. Нажать на кнопку «Оплата», чтобы закрыть чек.

В перерыве между основной работой можно делать дневной Х-отчет, чтобы сверить наличные с суммой по кассе. При необходимости можно ввести в программу код нового товара или изменить цену старого.

В конце рабочего дня обязательно нужно сделать Z-отчет, который обнулит смену. Нажать поочередно РЕ-3-3-0-ИТ-2-РЕ.

Z-чек достаточно длинный, поэтому важно предварительно проверить, сколько осталось кассовой ленты в аппарате. Отчет должен выйти в течение 24 часов с момента первой операции. Сверить остаток с суммой в Z-чеке.

онлайн-касс 2021 года — лучшие модели для торговли и сферы услуг

Как научиться правильно пользоваться кассовым аппаратом: видео

Смарт-терминалы появились сравнительно недавно. Постепенно они вытесняют другие устройства, используемые для регистрации продаж товаров и услуг. На видео рассказывают, как научиться правильно пользоваться кассовым аппаратом Эвотор.

На следующем видео наглядно представлен процесс открытия и закрытия смен на кассовом аппарате Атол 91Ф.

Зарегистрируем и подключим кассовый аппарат за 1 день!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Источник: https://Online-kassa.ru/blog/kak-polzovatsya-kassovym-apparatom-podrobnaya-instruktsiya-s-video/

Кассовая программа для автоматизации магазина розничной торговли LiteBox – оборудование для автоматизации розничного магазина, система учета продаж

После внедрения онлайн-касс по 54-фз в розничной торговле и общепите работа кассира не претерпела значительных изменений – по-прежнему нужно пробивать чеки и формировать отчеты о закрытии смены, только теперь на новом кассовом оборудовании. Как пользоваться онлайн кассой — мы расскажем вам в этой статье.

Как начать работу на онлайн-кассе

Согласно требованиям закона, касса должна в режиме онлайн передавать чеки оператору фискальных данных (ОФД).

Новую кассу необходимо подключить к интернету, зарегистрировать в налоговой инспекции, а также следует подписать договор с ОФД.

После этого владельцу нужно настроить кассовое программное обеспечение и провести вводный инструктаж сотрудников – эти услуги оказывают как центры технического обслуживания, так и производители касс.

Все кассиры обязаны пройти инструктаж и расписаться за него в журнале. Кроме того, с сотрудниками необходимо заключить договоры о полной материальной ответственности.  

Перед началом работы кассир должен подключить кассу к сети и получить необходимые материалы (разменные деньги, чековую ленту, ключи от кассы). Следует заправить чековую ленту в кассу, заполнить все необходимые сведения и заверить их у старшего кассира.

В некоторых кассах требуется авторизация сотрудника – для этого нужно ввести индивидуальный номер или приложить специализированную пластиковую карту.

Подготовка к работе занимает некоторое время, поэтому кассиру желательно прийти на рабочее место заранее – например, за 30 минут до открытия торговой точки.

Как открыть смену на онлайн ККТ?

Для открытия смены нужно выполнить следующие действия:

1. Сформировать отчет об открытии смены —  то есть нажать кнопку «Открыть смену» на кассе. Отчет в электронном виде направляется оператору фискальных данных.

2. Пробить несколько нулевых чеков, чтобы проверить работу кассы, качество печати чеков и наличие всех необходимых сведений. В чеках должна быть указана правильная дата и время.
3. Распечатать промежуточный Х-отчет.

   При открытии смены важно провести пересчет денежных средств в кассе и сверить их с данными по Х-отчету

В обязанности кассира входит посчитать итоговую стоимость покупок, назвать сумму покупателю, получить от него оплату (наличными или картой) и выбить чек на онлайн-кассе.

Касса печатает бумажный чек и направляет копию оператору фискальных данных. Вместе с бумажным чеком чеком кассир отдает покупателю сдачу, если оплата производилась наличными. Если чек пробит с ошибкой, кассир может сформировать чек коррекции.

Согласно требованиям закона, по желанию покупателя магазин обязан направить ему электронный чек (с помощью sms или e-mail). Для этого покупатель должен сообщить номер телефона, электронной почты или предоставить QR-код из специализированного мобильного приложения Федеральной налоговой службы.

После покупки товара покупатель оплачивает товар наличными или картой. Вам нужно отсканировать штрих-код на товаре или набить цену вручную. 

Фискальный накопитель проверяет данные и если все в порядке, формирует и печатает чек. Этот чек вам нужно передать покупателю в двух видах: бумажном и в электронном на адрес электронной почты, если она была указана при покупке. Для отправки чеков покупателям магазин может заключить договор с ОФД.

Основные функции онлайн кассы

Некоторые онлайн-кассы позволяют облегчить работу персонала, автоматизировать кассовые операции и быстрее обслуживать покупателей. Так, онлайн-кассы LiteBox (Лайтбокс) позволяют:

• быстро заводить товары в чек (через сканирование штрих-кода, поиск по первым буквам наименования или с помощью панели избранных товаров);
• автоматически рассчитать сдачу или скидки;
• оформить возврат покупки или отложенный чек;
• принять смешанную оплату (наличные+безналичные+сертификат по одному чеку);
• автоматизировать продажу весового товара (при подключении к весам) и многие другие функции.

В кассах Лайтбокс легко заводить товар в номенклатуру: достаточно отсканировать штрихкод товара, и система сама найдет товар в справочнике (собственная разработка компании — содержит более 700 000 наименований) и автоматически создаст карточку товара, добавить которую в номенклатуру можно одним кликом.

Как закрыть смену

   Чтобы закончить работу, мало просто выключить кассу и дополнительное оборудование. Для этого нужно:

1. Сделать инкассацию и сдать выручку старшему кассиру или инкассатору.
2. Распечатать Z-отчет на кассе.

   Отчет направляется ОФД и содержит информацию о том, сколько чеков напечатано. По отчету можно выявить, сколько чеков не отправлено оператору.

Согласно 54-ФЗ, продолжительность смены не должна превышать 24 часа.

Если вы забыли закрыть смену в конце дня, это можно сделать на следующий день.

Главное – не выбивать новые чеки до того, как будет закрыта предыдущая смена, иначе касса перестанет отправлять данные ОФД, а предприятию грозит штраф: от 1500 рублей до 3000 рублей для должностного лица или ИП, от 5000 рублей до 10 000 рублей для юрлица.

Чего нужно избегать при работе на кассе

Не отслеживать отправку чеков в налоговую.

Проверить, как отправляются чеки, можно в личном кабинете на сайте ОФД или ФНС. Если произошел сбой, вы увидите, какие чеки не отправились, и сможете отправить их заново.

Не выдавать покупателю электронную копию чека.

Нарушение требований 54-ФЗ грозит штрафом:  

• 2 тысячи рублей для предпринимателя;
• 10 тысяч рублей — для юридического лица;

Кроме того, нельзя оставлять кассу без присмотра и подпускать к ней посторонних, а также держать в кассе личные деньги.

Работа с онлайн-кассой: возможные проблемы

Отсутствие интернета

Если пропал интернет, платежные данные в памяти фискального накопителя могут храниться до 30 дней — за этот период возможно восстановить подключение. Если не восстановить связь за 30 дней — касса заблокируется.

Если подключение к интернету нестабильно, онлайн-касса сохраняет данные и при восстановлении связи автоматически отправляет их ОФД.

Отсутствие электричества

Если продажа произошла в момент отключения электричества, кассиру следует сформировать чек коррекции. В таком чеке отражается сумма покупки, но не зафиксировано название товара. Чек нужно сформировать до закрытия смены.

Некоторые онлайн-кассы (например, кассы Лайтбокс) могут работать несколько часов от аккумулятора, без подключения к электрической сети, позволяя не останавливать продажи в случае отсутствия электричества.

Выводы

В заключение мы можем сделать выводы, что главное — это:

1. Соблюдать кассовую дисциплину — обязательно формировать чеки по всем продажам и вовремя выдавать их покупателям;
2. Корректно открывать и закрывать смену;
3. Отслеживать передачу данных в налоговую;
4. Правильно организовать работу с онлайн-кассой в случае отсутствия интернета или электричества.

Назад

ПОДЕЛИТЬСЯ

Источник: https://litebox.ru/blog/online-kassy/kak-rabotat-s-onlayn-kassoy-/

Как работать с онлайн-кассой: пошаговая инструкция для продавца в различных ситуациях

После принятия закона в 2021 году, который обязует всех предпринимателей использовать исключительно новое кассовое оборудование, работающее онлайн, принцип работы кассиров остался прежним. Однако важно понимать, как работает онлайн-касса, для беспроблемного осуществления продаж и соблюдения всех обязательных правовых норм.

Принцип работы

По сравнению со старым образцом, новый кассовый аппарат имеет ряд преимуществ

Модернизированная кассовая техника, в которой используется фискальный накопитель и данные напрямую отправляются в налоговую службу, называются онлайн-кассами. Использовать другие виды подобных приборов учёта запрещено, поэтому они применяются во всех магазинах, кафе, ресторанах и прочих местах.

Этапы работы такого ККТ состоят из следующего алгоритма:

• покупатель вносит оплату за товар;
• данные об осуществлённой операции передаются в фискальную службу;
• оператор присылает подтверждение о принятии — без него необходимый документ не будет сформирован;
• чеку присваивается фискальный признак;
• от ФС данные передаются в налоговую, где система их накапливает в хранилище.

Онлайн-касса работает по аналогичному со старым образцом принципу и почти не имеет с ним отличий — только дополнительные возможности:

• отправление чека клиенту в электронном виде;
• обновлённое программное обеспечение;
• фискальный накопитель работает практически автономно.

Эти устройства упростили проверки налогов, сделали процесс торговли более прозрачным, а их разнообразие на рынке позволяет предпринимателю выбрать аппарат, соответствующий специфике его работы.

Кто допускается к работе с онлайн-кассами

Для допуска к работе с онлайн-кассой необходимо пройти обучение

Для работы с оборудованием работник должен:

• пройти обучение с полным инструктажем — в специализированных технических центрах обслуживания, у производителя ККТ, у работодателя на месте;
• подписать документ о материальной ответственности.

Открытие смены: как начать работать с кассовым аппаратом

Начинается работа с онлайн-кассой с формирования отчёта об открытии смены

Явиться на рабочее место кассир должен за полчаса до начала смены. После этого необходимо провести следующие манипуляции:

• получить ключи, ленту, деньги для размена;
• подключить кассу к сети;
• заправить её необходимыми выданными материалами, ввести требующиеся сведения.

Для включения может понадобиться авторизация, её выдают каждому сотруднику индивидуально. Это может быть собственный номер или пластиковая карта.

Открытие смены в ККТ происходит после следующих действий:

• кассир выбирает в меню раздел «Открытие смены», отчёт отправляется оператору ФС;
• для проверки ленты и общей работы пробивается несколько пустых чеков;
• производится перерасчёт всех средств кассы, который сверяется с Х-отчётом.

Как производятся расчёты

Клиент имеет право потребовать отправление чека на его электронную почту или с помощью СМС-сообщения — в ККТ предусмотрена такая возможность. Работник кассы обязан исполнить просьбу

После совершения покупки покупателем, кассир должен:

• назвать полную стоимость;
• учесть возможные скидки;
• принять у покупателя оплату, она может быть двух видов:
  • • наличными;
    • с помощью банковской карты;
• распечатать чек.

Все данные при этом фиксируются, отправляются в требующиеся службы.

Действия при допущении ошибки в работе с кассовым аппаратом

Выбор действий по устранению проблемы зависит от её вида: неприменение онлайн-кассы либо ошибки в чеке

За неприменение ККТ или ошибке при расчёте операционисту грозит штраф. Но есть законные способы исправить неприятность.

Неприменение онлайн-кассы

В этом случае нужно делать чек-коррекции. Для этого следует действовать таким образом:

• Составить акт, в нём указываются: операции, произведённые без ККТ, дата, время, когда они происходили, вид товара, стоимость. В нём необходимо указать причину неиспользования. Документу присваивается номер.
• Формируется чек-коррекции. Здесь нужно выбрать такие пункты:
  • • признак расчёта – «Приход» или «Расход» (в зависимости от операции, когда кассу не применили);
    • указываются причины коррекции: самостоятельная или по предписанию;
    • вписывается номер акта;
    • указывается дата.
• После этого требуется сообщить о своих действиях в инспекцию.

Ошибки в чеке

Бывают различные ситуации, действия зависят от конкретной:

• Кассир указал неправильную сумму. В таком случае нужно сформировать два чека: «Возврат прихода», затем «Приход».
• Лишний товар в чеке. Необходимо выполнить «Возврат прихода». При необходимости вернуть покупателю разницу.

Документы, обязательные к заполнению при ведении онлайн-кассы

Ведение этого документа обязательно

При массовом применении онлайн-касс многие требующиеся до этого сопутствующие документы отменили, но некоторые из них до сих пор обязательно нужно вести кассиру.

Согласно необходимым указаниям, операции оборота денежных средств, осуществляемые на кассовом аппарате, должны дублироваться в следующих документах:

• кассовой книге — в ней производится учёт всех полученных и выданных средств;
• приходном кассовом ордере — выписывают получения компанией любых наличных средств;
• расходном ордере — заполняется при выдаче наличности из кассы.

Для отслеживания выручки требуется вести Х-отчёт. Он не отправляется в ФС и налоговую, а является своеобразной помощью для удобства отслеживания денежных операций. Гашение выручки из него не производится.

Главными данными, вносимыми в такой отчёт, являются:

• дата, время;
• общая сумма наличности в определённом промежутке времени;
• итоги продаж;
• число продаж за смену;
• наличные и безналичные оплаты;
• количество чеков.

Как производится закрытие смены

При закрытии смены автоматически формируется отчёт

Для исключения блокировки смену необходимо закрыть до того, как пройдёт 24 часа после её открытия.

При закрытии создаётся документ, отправляемый ОФС. В нём содержится такая информация:

• сколько чеков выдано за всю смену;
• количество сформированных чеков, но не переданных оператору;
• сведения о кассире.

Сформировав отчёт, кассир должен отдать полученную выручку инкассатору, выключить онлайн-кассу, сдать инвентарь для пользования ККТ.

Чего нужно избегать при работе на кассе и что делать при возникновении сбоев

Если произошло отключение интернета, данные в ККТ будут храниться в течение 30 дней

Для правильной работы операционисту следует:

• Следить за отправлением чека в налоговую. Это осуществляется в личном кабинете сайта фискальной службы. Если произошёл сбой, чек необходимо отправить ещё раз.
• Никогда не отказывать в выдаче копии чека (электронной). Это грубое нарушение карается штрафом.
• Всегда быть внимательным к кассовому аппарату:
  • • не оставлять его без присмотра;
    • запрещать приближение в нему посторонних;
    • не хранить в нём личные деньги.

Возможные сбои в работе

Если произошло отключение интернета, данные для фискальной службы хранятся в устройстве месяц. При отсутствии подключения после истечения этого периода касса будет заблокирована.

При нестабильном соединении сохранённые данные автоматически будут отправляться с каждым его появлением.

При отключении электроэнергии в момент продажи кассиру придётся сформировать до закрытия смены чек-коррекции. Там будет указана сумма без названия товара.

: Особенности работы с онлайн-кассой и возможные проблемы, которые могут возникнуть

Работник исключит любые неприятности, которые могут быть связаны с прибором, если будет соблюдать ключевые правила работы с кассой и корректно вести сопутствующую документацию.

Источник: https://ip-spravka.ru/kak-rabotaet-onlayn-kassa.html